Evaluering av tilbud, handler om å finne den som har det beste tilbudet. Hva skal du da gjøre med estimater?
Tenk deg en situasjon der du ber to leverandører regne på en jobb. Begge har omtrent samme timepris, men den ene ser bare halvtomme glass, og den andre ser bare halvfulle.
La oss kalle dem pessimisten og optimisten.
Pessimisten er skeptisk til dette oppdraget, og gir deg et estimat på tusen timer. Optimisten, derimot, ser bare muligheter. Hun tenker at dette skal gå fint på syv hundre timer.
Hvis begge har en timepris på rundt tusenlappen, står du altså ovenfor en leverandør som kanskje kan gjøre dette for en million, og en annen som kanskje kan gjøre den for 700.000.
Men legg merke til «kanskje».
Hvor forpliktende er egentlig disse tilbudene som pessimisten og optimisten har estimert seg fram til?
Blir optimisten stilt til veggs hvis det går med flere timer enn hun hadde trodd – altså hvis glasset ikke viste seg å være så halvfullt som hun trodde?
Det kan virke åpenbart, men her har nok opptil flere norske offentlige oppdragsgivere gått i baret.
Evaluering av tilbud: En konkret sak
Vi kan ta en titt på en konkret sak. I KOFA-sak 2019/370 var det feil å evaluere estimater. Her konkurrerte leverandørene om å prosjektere, og leverandøren med lavest timeestimat fikk jobben – la oss kalle ham for optimisten. Det klaget pessimisten med det litt høyere timeestimatet på.
Pessimisten fikk rett. Tildelingskriteriet var ulovlig, og konkurransen skulle aldri vært gjennomført med timeestimat som tildelingskriterie.
Det kunne vel strengt tatt pessimisten klaget på før tilbudsinnlevering også, siden det sto så tydelig i konkurransegrunnlaget.
Men nå vet du det, ihvertfall. Skal du evaluere tilbud der leverandørene konkurrerer på timeestimater, så må de være forpliktende for gjennomføringen. Optimisten må med andre ord levere som tilbudt. Mon tro om ikke både optimisten og pessimisten ville regnet en runde til på jobben hvis de fikk vite at estimatet de oppga var forpliktende.
Ja, man kan jo kanskje kalle det for fastpris i stedet? Innkjøpskontoret har forresten levert anskaffelsesprosjekter på fastpris i 10 år.
Så neste gang du skal pønske ut relevante kriterier for pris, tenk litt på pessimisten og optimisten.
