Du ber om tilbud, men hva er det du egentlig får?
Tenk deg at du lurer fælt på hva brukerne dine forventer av det nye helsehuset som skal bygges. Derfor lager du en uformell spørreundersøkelse og inviterer alle til å komme med innspill. Flott! Innspillene renner inn, og snart har du nesten litt for mye av det gode.
Det er nå du ser problemet: du ba om innspill, og innbyggerne i kommunen har gitt deg nettopp det. Innspill på alt mulig rart: noen synes takrennene på det nye helsehuset må være laget av kobber – akkurat som kirken. Andre er opptatt av at inngangspartiet må ha en fontene. Noen synes smårutete vinduer er fint, mens andre mener at du absolutt ikke må bruke så mye pastellfarger i kantina.
Sukk… du var vel opptatt av mer prosaiske ting. Hvordan innbyggerne kan bruke fellesarealene, for eksempel. Eller forventninger til romstørrelse og plassering i forhold til elva.
Likevel har du jo fått innspill. Mange innspill, og mange forventninger fra innbyggerne om at akkurat deres innspill må hensyntas spesielt.
Struktur!
Skjønner du hvor du gjorde feil?
Ja, nå ser du selvsagt det: du burde gitt innbyggerne noen føringer, slik at de forsto hva du ønsket innspill på. Ja, kanskje du til og med skulle gitt de noen alternativer?
Alternativer er nemlig sammenlignbare. Da kan du for eksempel se at de fleste innbyggerne foretrekker plassering ved det gamle sagbruket, mens bare noen få synes den andre elvebredden er best. Dette er godt, gammeldags demokrati i praksis.
Så la oss ta turen over til offentlige anskaffelser. Kan du se noen læringspunkter her?
Tilbud på forprosjekt på helsehus
Det er kanskje fristende å bare be leverandørene om tilbud på forprosjekt til det nye helsehuset. Det er enkelt for deg å be om, og enkelt for leverandørene å levere – da tar de jo bare standardtilbudet sitt og tilpasser det til deg.
Men alle vil lage forprosjekt på nytt helsehus, så du drukner i tilbud.
Det er nå du ser problemet: ikke bare har du mange tilbud, men de er også strukturert helt forskjellig, de presenterer løsningen på forskjellige måter, og de gir deg usammenlignbare priser og betingelser.
Dessuten har alle leverandørene en forventning om at akkurat deres tilbud skal vinne konkurransen, og at akkurat deres måte å strukturere tilbudet på, er gullstandarden.
Skjønner du hva du gjorde feil?
Du skulle selvsagt bedt leverandørene strukturere tilbudene sine likt, slik at du fikk sammenlignbare størrelser å vurdere. En leverandør har presentert en arkitekt som skal lage forprosjektet, og viser til at hun har laget tilsvarende helsehus flere ganger før. En annen leverandør presenterer et helt team av arkitekter, og mellom seg har de prosjektert hauger og lass av helsehus – men hvem av dem skal du sammenligne med hun fra det andre tilbudet?
Ikke nok med det: en har sagt han gjør det for 300.000 kroner, ingen spørsmål, ingen skjulte tillegg. En annen har sagt at hun gjør det for 1000 kroner timen og forventer å bruke 200-400 timer på jobben. Hvem blir da billigst?
Og det var bare to av de atten tilbudene du har mottatt. Og du har ikke engang begynt å se på forbehold og betingelser.
Et praktisk eksempel
La oss ta en titt på et praktisk eksempel. I KOFA-sak 2023/1000 skulle kommunen gjøre noe slikt som dette, og ba om tilbud. Slik beskriver KOFA det ene tilbudet:
«I valgte leverandørs tilbudsbrev var det ikke eksplisitt angitt hvilke personer som var tiltenkt hvilke roller. Det var angitt at selskapet selv tilbød et tverrfaglig team på åtte personer, som hadde kompetanse innenfor ARK/RIB/RIBfy/RGL/RIEnergi og RIAku. Det var levert CV-er for fem av disse åtte personene. I tillegg var det levert CV-er for tre eksterne ressurser.«
Du kan jo lese to ting ut av dette: for det første: det var denne leverandøren som vant konkurransen. For det andre: enten har leverandøren totalt ignorert oppdragsgivers krav til tilbudsstruktur, eller så hadde ikke oppdragsgiver satt noen krav til hvordan tilbudet skulle utformes.
Det aktuelle konkurransegrunnlaget er i skrivende stund utilgjengelig på Doffin, men vi kan vel gjette på det siste: altså at det var litt for lite føringer i konkurransegrunnlaget på hvordan leverandørene skulle strukturere tilbudene sine. Dermed oppstår det naturlig nok variasjoner. Ingen leverandører tenker helt likt.
En annen leverandør hadde strukturert tilbudet sitt annerledes, og klaget. I denne saken gikk det galt for oppdragsgiver. KOFA kom til at måten leverandørene var sammenlignet på, ikke ivaretok prinsippet om forutberegnelighet. Når det var såpass vagt hvem som faktisk skulle gjøre jobben, kunne ikke oppdragsgiver gå utfra et «best case»-scenarie der den med best kompetanse for hver rolle faktisk kom til å fylle denne rollen. Den som klaget fikk rett, og oppdragsgiver har nå fått et problem.
Et ganske unødvendig problem. Man kunne jo bare forhandlet med leverandørene og dermed fått avklart hvordan ressursene skulle benyttes. Man kunne kanskje også stilt tydeligere krav til hvordan tilbudene skulle utformes.
«Hvordan vant du dette løpet og hva føler du nå?»
I journalistikken er det en læresetning at man ikke må stille to spørsmål samtidig. Gjør man det, vil et erfarent intervjuobjekt svare på det han har mest lyst til å svare på, mens et uerfarent intervjuobjekt vil svare på det siste, og glemme det første.
Overført til offentlige anskaffelser, bør man helst være så tydelig som mulig rundt hva man ønsker å sammenligne, slik at ikke leverandørene misforstår …eller «misforstår».
Det magiske ordet
Det magiske ordet her, er «tilbudsmal». En mal for hvordan tilbudet skal utformes. Innkjøpskontoret har konsekvent brukt slike maler i et tiår, og tør ikke tenke på hvor mange flere timer som ville gått med dersom vi ikke hadde gjort det. Det ville nok også blitt en god del ekstra forhandlinger og avklaringer, eller i verste fall avlysninger – bare fordi leverandørene ikke kunne sammenlignes på en forutberegnelig måte som sikret likebehandling.
Det står jo forresten også i anskaffelsesloven at man skal sikre en effektiv bruk av samfunnets ressurser. Er det effektivt å la leverandørene lage tilbudene sine akkurat som de vil?
Kanskje for leverandørene akkurat når de leverer tilbudene sine, men ellers ikke. De vil som regel ikke like tilbakemeldingene de får når andre leverandører har svart på en annen måte. Og, ikke minst: du som innkjøper vil ihvertfall ikke like den totalt unødvendige jobben du må ta fatt på for å gjøre tilbudene sammenlignbare.
Så hvorfor ikke sette standarden før du kunngjør? Er du heldig så har du kanskje til og med et KGV som hjelper deg med dette. Det er ikke så vanskelig som du tror å bruke strukturerte/dynamiske dokumenter. Da kan du jo sikre deg at leverandøren faktisk har svart «Ja» på at de har lest kontrakten før de leverer tilbud, for å ta et enkelt eksempel.
Så hvilken leir tilhører du? Skal du la leverandørene strukturere tilbudene sine akkurat som de vil, eller be de forholde seg til en struktur som du har satt på forhånd?
Den som anskaffer får se.
