Hva trenger egentlig bestillerne dine vite? Ikke så mye, egentlig.
Sett deg inn i en hvilken som helst bil og du vil finne blinklys, gass og brems på omtrent samme sted. Du kan også regne med at bokstaven «R» betyr at bilen rygger, og at en rød oljekanne betyr at du må gjøre noe oppi motoren.
Enig?
Dette kalles tilrettelegging. Bilen er tilrettelagt for kjøring – det du trenger mest er nærmest. Rattet, for eksempel. Dessuten er det et betydelig element av standardisering her – noe enhver som har hatt befatning med eldre franske eller engelske biler forstår verdien av.
Det er akkurat dette du også trenger når du skal bestille eller avrope noe på en offentlig kontrakt. Du trenger tilrettelagt informasjon om hva du som bestiller må forholde deg til og hva du kan forvente.
Men, det er vel bare å gi alle tilgang til kontrakten …eller?
Dessverre (eller kanskje heldigvis) er ikke alle mennesker hobby-jurister. Følgelig har de kanskje heller ikke et instinktivt forhold til rangordninger, vedleggsstrukturer og sanksjonsmuligheter. En PDF på 204 sider er dermed kanskje mer til hinder enn til nytte når driftslederen har fått pålegg om å bytte ut et sikringsskap og trenger elektrikertjenester.
Hvis du er den ulykkelige stakkaren som har fått tildelt ansvaret for virksomhetens kontrakter, eller du rett og slett har innsett at noen må ta dette ansvaret, så er problemet at kontrakter – for folk flest, altså – er ugjennomtrengelige, kjedelige, forvirrende og kanskje til og med provoserende.
Det er her du må tenke bil. Du må tilrettelegge og standardisere.
Det er enklere enn du tror. Grip tak i nærmeste tekstbehandler, eller egentlig hva som helst og oppsummer de viktigste opplysningene om hver avtale. Så distribuerer du dette til de som trenger det. Hvordan? Her er det bare kreativiteten som setter grenser (og taushetsplikten).
Det finnes et vell av datasystemer som kan håndtere dette. Ja, du har kanskje til og med tilgang til opptil flere av dem akkurat nå – uten å vite det engang.
Men det er viktig å ikke komplisere dette mer enn nødvendig. Det bestillerne dine trenger er rett og slett:
- Hvem skal jeg bestille fra?
- Hvilke bestillings- og leveringsfrister kan jeg forvente?
- Hvordan skal jeg bestille (telefon, epost, datasystem, gå over gata)
- Hvem kan hjelpe meg når jeg ikke finner riktig produkt/tjeneste?
- Hvem skal ha beskjed hvis avtalen ikke fungerer sånn som jeg forventer?
Det siste punktet er vel deg. Hvis du leste forrige ukes tips, så har du allerede bedt bestillerne dine om å ta bilder med mobilen sin for å dokumentere eventuelle avvik.
Er det virkelig så enkelt? Ja, og her kommer det beste: hvis du begynner med noe kjempe-enkelt, så kan du bygge på det etterhvert som du får erfaringer og engasjementet øker blant de som bestiller. Hvem vet? Kanskje du skal gi alle innlogging til et kontraktsforvaltningsverktøy (KAV, CLM etc)? Kanskje du skal laminere oversikten og klistre den fast på pulten til driftslederen? Kanskje du skal innynde deg hos intranettansvarlig og få en egen side for kontrakter der? Så lenge det ikke er fare for at forretningshemmelig informasjon kommer på avveie, er det helt opp til deg hvordan du løser dette. Det trenger ikke være komplisert.
Belønningen er først og fremst mer fornøyde og engasjerte bestillere. Ikke bare vil de forstå hvor de skal henvende seg. De vil også ha riktigere forventninger til hva de faktisk kan få levert. På sikt får du antageligvis også en bedre avtale, fordi både du og leverandørens kontaktperson får beskjed om avvik – kanskje til og med når avviket inntreffer.
Så legg kompliserte datasystemer, etterutdanning, kompetansehevingskurs og drømmen om en egen kontraktsansvarlig til side en stund til. Du kommer ganske langt med helt enkel tilrettelegging! Enda bedre: du bereder grunnen for en bedre struktur i organisasjonen din slik at bestillingene dine blir mer profesjonelle og avvikene mer nøyaktige.
Stort verre er det egentlig ikke. Det er bare å sette igang!
