Dette er andre del av vår artikkelserie om praktisk kontraktsoppfølging.
Vi må tørre å snakke om elefanten i rommet. De fleste som forvalter avtaler er ikke de som bestiller. De fleste som bestiller varene har lite eierskap til selve avtalen – de vil bare ha leveransene.
Avtaleforvalteren sitter dermed ofte i et vakuum – helt til det plutselig smeller.
Bestillerne sitter som regel uten kunnskap om hva som strengt tatt er avtalt – og de vet som regel enda mindre om fremmedord som sanksjonsmuligheter, dagbøter og avviksmeldinger. Men de vet hva de vil ha. Når de ikke får det, blir de sure. Til slutt smeller det.
Har du opplevd dette? Sannsynligvis. Du trodde avtalen fungerte helt fint, til det plutselig topper seg og all slags gruff slenges din vei. Leverandøren er «alltid» forsinket. Varene blir «stadig vekk» bare kastet utenfor lasterampa – i snø og regn. Konsulenten har ikke «skjønt det» og leverer «alt for dårlig».
Leverandøren «suger», rett og slett.
Så begynner jobben din. Hva er det som ikke fungerer? Når har dette skjedd? Hvor ofte opplever du dette? Har du noen datoer. Husker du hva konsulenten som ikke hadde «skjønt det» faktisk sa?
Selvfølgelig har ikke bestillerne dine noe av dette. De er jo ikke opptatt av sånt. Avtalen skal jo bare funke.
Du starter følgelig i motbakke. Din første kontakt blir til avtaleansvarlig hos leverandøren. Jasså? Sier du det? Det har jeg ikke hørt noe om. Har du noen eksempler på dette?
Leverandørens avtaleansvarlige sitter jo ofte i det samme vakuumet som deg. De vet lite eller ingenting om hvordan leveransene foregår – helt til det smeller.
Og hva trengs når kunden trykker på den store røde knappen? Jo, dokumentasjon.
Det har du jo ikke, men du prøver deg likevel:
| Din påstand | Leverandørens svar |
| Bestillerne mine klager på sene leveranser. | Å jasså? Når da? |
| Konsulenten din har ikke skjønt det | Å? Hva er det han ikke har skjønt? Hvem snakker vi om, forresten – og når skjedde dette, da? |
| Varene ble bare slengt utafor lasterampa | Dette har vi undersøkt, og vi kan ikke se at det har skjedd. Hvem har gjort dette? Når? |
Bestillerne dine er sure og vil at du skal si opp avtalen, men det er jo ikke fullt så enkelt: hva er grunnen til å si den opp?
Dette er nok grunnen til at mange rammeavtaler løper ut i stillhet og at alle håper på et bedre forhold med neste leverandør. Har innkjøperne tid, blir det kanskje til at man går så drastisk til verks som at man ikke forlenger avtalen. Grøss. Da må man jo sette av tid til å konkurranseutsette ett år eller to for tidlig. Hvor i alle dager skal man finne tid til det?
Så vi må tilbake til øyeblikket der avviket inntreffer.
Hva er det bestilleren din sannsynligvis har med seg der og da?
Jo, en mobiltelefon.
De fleste av oss drasser rundt på en halvkilo med alskens sensorer og datakraft, lagringsplass og titalls megapiksler. Siden vi er avhengige av denne dingsen i tilfelle ungene skulle trenge deg, er den sannsynligvis også oppladet.
Klar til kamp, altså.
Kampen vi snakker om, er selvsagt altså kampen om dokumentasjonen. Den som eier dokumentasjon, eier også argumentasjonen når avtalen går skeis.
Så det du må gjøre er enkelt: når bestillerne dine oppdager et avvik, be de ta et bilde.
Det spiller nesten ingen rolle hva de tar et bilde av, men fortrinnsvis av det som er galt. Hvis det er vanskelig, be de ta en video i stedet. På lydsporet kan de si hva som er galt.
Det er alt.
La oss ta et eksempel. En bestiller oppdager at noen av eskene som er levert er merket feil. Det kunne ført til at de ble lagret feil, men heldigvis ble det oppdager.
Så tar bestilleren et bilde av en av etikettene som er feil.
Bildet viser hva som har skjedd. Det viser også hvor det har skjedd og når det skjedde.
Det er desssuten veldig lett å sende videre til for eksempel deg, men glem det foreløpig. Det viktigste er at bestillerne dine får beskjed om å ta bilder. Hvis avtalen stort sett fungerer utmerket, får ingen noensinne bruk for bildene, men hvis den ikke fungerer? Ja, da har du tidsnær, konkret og håndfast informasjon du kan dele med leverandøren. Se her. Dette er det som har skjedd.
Da får pipen straks en annen låt.
Så der har du det. Den enkleste, billigste og mest effektive måten å følge opp en avtale på, er å ta et bilde. Si det til alle bestillerne dine og så er du klar til å gå videre.
Det var ukens triks. Vi sees neste uke.
