Det er ikke til å unngå at anskaffelsesprosesser ender opp i kontrakter, men hva skal du med dem – hva bruker du dem til?
Det er en slags alment akseptert hemmelighet at offentlige oppdragsgivere kan være elendige til å følge opp kontrakter. Du hører det overalt, og det kan nok også være sant, men vi skal ikke henge ut noen. Du vet hvem du er – du som ikke finner tid til å følge opp kontrakter.
Noen ganger er det veldig enkelt: kontrakten sier bare at varen skal se sånn ut, koste dette og leveres der innen da. Så lenge disse variablene stemmer sånn noenlunde, er saken biff og kontrakten oppfylt.
Ferdig.
Men dette var en grei kontrakt, ikke en hersens kontrakt.
Så hvordan ser en hersens kontrakt ut? Vel, den kan for eksempel strekke seg over tid, bestå av forskjellige varer og leveringsfrister og – ikke minst – betjenes av mange bestillere.
Spesielt dette siste bidrar dramatisk til å dytte kontrakten over i «hersens»-kategorien. Ansvarspulverisering har lett for å gjøre akkurat det.
Men ansvarspulveriseringen kan også foregå på leverandørsiden. Det er jo ikke nødvendigvis bid manageren personlig som skal kjøre ut alle varene – han har folk til slikt. Dessuten er han sannsynligvis mer opptatt av å vinne det neste anbudet. Det er jo tross alt hans jobb.
Ja, din jobb som innkjøper er jo kanskje også å få kunngjort den neste rammeavtalen – det er jo først og fremst din jobb, eller hva?
Og mens alle peker på hverandre, går kontrakten stille og forsiktig over i «hersens»-kategorien.
Det er åpenbart at både oppdragsgiver og leverandør ikke kan slippe alt de har i hendene på denne måten, før blekket i det hele tatt er tørt på kontrakten.
Det er jo nå arbeidet starter – ikke nå det slutter.
Likevel: bid managerens første prioritet er å vinne det neste anbudet – hvis ikke kan det hende alle firmaets 112 ansatte må permitteres.
Og – innrøm det: din første prioritet som innkjøper er å få konkurranseutsatt den andre rammeavtalen som er i ferd med å bli brukt opp. Hvis ikke kan advokatene påføre organisasjonen din ett milliongebyr fra KOFA.
Men hva med denne hersens avtalen som allerede er inngått og som ligger der i en skuff med tørket blekk og bare venter på trøbbel? Det må da være mulig å gjøre noe med den også?
Ja, det er helt klart noe man kan gjøre med den også. Det skal vi se mer på neste uke.
I mellomtiden kan du finne fram mobilkameraet ditt og forberede deg på at løsningen er enklere enn du skulle tro. Du har den sannsynligvis i lomma allerede.
