Vet du fremdeles ikke hva EHF er?
Da har du antageligvis ikke sendt eller mottatt fakturaer de siste årene. EHF har kommet fra ingenting og blitt en kjempeaktør innenfor elektronisk fakturering i løpet av bare noen få år.
Hvilket selskap er det som står bak dette «EHF» da?
Det er ikke noe selskap. Du kan si at det er oss, folket. Du og jeg.
For noen år siden gjorde det offentlige Norge noe smart. De så at papirstrømmen av fakturaer ikke kunne fortsette. Både av hensyn til miljø og tidsbruk måtte man rasjonalisere dette – det satt jo datamaskiner i begge ender og hva gjorde de? Jo de spyttet ut papir som så måtte scannes inn igjen i den andre enden. Meningsløst.
Problemet var at det var papiret som var standarden. Den eneste sikre måten å få systemer til å snakke sammen slik at man fikk betalt for varen eller tjenesten sin, var å bruke et A4-ark som utvekslingsformat.
På denne tiden – rundt 2009 – fantes det allerede mange elektroniske formater for å sende og motta fakturaer elektronisk, men de store var eid av private selskaper. Da blir det kluss når bedriften som har økonomisystem A skal sende faktura til kommune med økonomisystem B. Løsning? Skriv ut, send i posten og skann inn igjen.
Etterhvert ble det vanlig å bruke epost til å sende selve fakturaen, men problemet var der like fullt, for vedlegget som fulgte med eposten måtte fremdeles tolkes manuelt i den andre enden. Ja, noen steder måtte man til og med skrive det ut for å få det inn i skanneløsningen sin.
Så hva skulle det offentlige gjøre? Velge en av de løsningene som fantes og kreve at alle skulle bruke den? Det går jo ikke. Du kan jo ikke kreve at økonomisystemleverandør A skal adoptere formatet til økonomisystemleverandør B. Hva er da alternativene? Vel, enten måtte man prøve å få alle til å støtte alle løsninger, eller så måtte man finne noe nøytralt og felles.
Heldigvis – for Norge – falt man ned på det siste.
Løsningen kom fra Europa i form av et format vi idag kaller EHF, eller Elektronisk Handels-Format. Her finnes det en standard for fakturaer som alle kan bruke – helt fritt.
Men gammel vane er som kjent vond å vende for både offentlige og private aktører. Derfor måtte man til med både pisk og gulrot, og i 2012 ble det obligatorisk for alle offentlige virksomheter kreve å motta faktura elektronisk i EHF-format.
Det gikk litt trått i starten, men etterhvert tok det seg opp. Ikke minst fordi private aktører oppdaget at formatet også var kjempefint til å sende fakturaer til hverandre. I september i 2015 ble det sendt over 2 millioner fakturaer med EHF-format. Og alle felt, såsom KID, beløp, mottager, avsender, bestillingsnummer og betalingsdato ligger ferdig definert – uten at man må tolke, lure eller gjette på hva som er hva.
Ja, idag er det faktisk Europa som ser til Norge, fordi vi har kommet så langt på dette området.
Du kan jo sammenligne dette med kampen JVC og Sony utkjempet på sytti- og åttitallet om VHS eller Beta skulle bli standarden for videospillere. Ettertiden vil sikkert også huske perioden vi lever i nå som tiden da Google, Microsoft og Apple kjempet om å bli plattformen for den stadig økende mengden med digitale dingser vi omgir oss med. De har jo til en viss grad noe til felles, disse tre erkerivalene: de snakker ikke alltid like godt med hverandre.
Men når det gjelder EHF, så er faktura bare begynnelsen. Norge, via DIFI, arbeider videre med lignende standarder på verktøyene vi bruker til å gjennomføre anskaffelser og bestillinger også.
Blant annet kan du allerede nå ta i bruk EHF-standarden for kataloger. Innkjøpskontoret har allerede såvidt begynt eksperimentere med å ta denne standarden i bruk som format for prisskjemaer i anbudskonkurranser. Etterhvert som tiden går kan dette kanskje gjøre hverdagen litt enklere for de som leverer tilbud i slike konkurranser.
Innkjøpskontoret begynte med EHF-faktura fra dag èn, og her er en video som forklarer hvor enkelt det var:
EHF-faktura: Enkelt å komme i gang – Innkjøpskontoret from Difi on Vimeo.
