Ja, det er en klar konklusjon i vår spørreundersøkelse til leverandører.
Spørsmålet var om bruk av elektronisk konkurransegjennomføring vil gjøre det lettere eller vanskeligere å levere tilbud til det offentlige. Svaret var enkelt: nesten alle tror det vil bli lettere.
Det er Innkjøpskontoret helt enig i. Å levere tilbud på papir er ikke småtterier. Bare hør på disse kravene, som stammer fra en konkurranse som nylig ble kunngjort på Doffin:
«Tilbudet skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm med inndeling som beskrevet nedenfor:
[opplisting av dokumenter fordelt på 10 nummererte skilleark]
Tilbudet skal […] leveres i 2 eksemplarer. I tillegg bes levert en utgave av tilbudet hvor det som […]
er forretningshemmeligheter er sladdet. Tilbudet […] bes også leveres elektronisk på minnepinne.»
Altså skal det leveres tre separate ringpermer samt en minnepinne. Intet mindre.
Er du offentlig oppdragsgiver og skal innhente tilbud på noe som koster over 500.000 i Norge idag har du to valg: du må be om skriftlige tilbud slik som i dette eksempelet, eller du kan benytte et datasystem som oppfyller forskriften altså et konkurransegjennomføringsverktøy (KGV). Det finnes flere slike i markedet idag, blant annet fra leverandører som Visma, Mercell og EU-Supply.
Vi som jobber i Innkjøpskontoret har benyttet KGV i mange år – og mottatt tilbud fra hundrevis av leverandører elektronisk. Dokumentasjon tilsvarende flere lastebillass med ringpermer er redusert til nuller og ettall. Vi ser bare fordeler ved å gjøre dette elektronisk. Vi regner nok også med at det norske leverandørmarkedet har bedre ting å bruke tiden sin på enn å sette ark på riktig plass i ringpermer.
Tiden er overmoden for at det offentlige tar elektroniske anbudsløsninger i bruk og det er faktisk enkelt!
Du kan dele KGV inn i to faser – først gjelder det å flytte papirmengden over på elektronisk format, altså slik at selve innleveringen skjer elektronisk og ikke med frimerke. Neste fase er å gjøre alle konkurransedokumentene levende, slik at leverandøren kan skrive tilbudet rett inn i konkurransegrunnlaget, uten å måtte henvise til vedlegg 4, punkt 8 i seksjon II.
Første fase er enkel. Andre fase krever litt mer arbeid men gir også enda bedre resultater. Innkjøpskontoret kan hjelpe til med begge deler. Er du oppdragsgiver som ønsker å ta i bruk KGV, kan vi bidra med kurs og opplæring slik at du gjør det riktig.
Fremtiden ser lys ut – selv om salget av ringpermer og minnepenner kanskje vil gå litt ned…
