Akkurat nå kunngjorde vi vår etthundreogfemtiende anskaffelse på Doffin.
Hva kan man si om det?
150 er et rundt tall, og vi liker jo å feire runde tall.
Men hva ligger i tallet?
Det betyr at Innkjøpskontoret AS har gjennomført 150 anskaffelsesprosjekter i løpet av litt over to år. 150 konkurransegrunnlag, 150 kunngjøringer, 150 runder med spørsmål og svar, avklaringer, utdypninger eller avvisninger, hundrevis av tilbud og tildelinger og til slutt 150 arkiveringer.
For hver kontrakt som blir tildelt er det jo som regel noen som ikke får kontrakten også. Følgelig har det også blitt en god del spørsmål, krav om innsyn, klager og beklagelser.
Vi har håndtert alt sammen. Ikke for å skryte, men kundene våre ser ut til å være veldig fornøyde med oss også.
To av våre anskaffelser har endt i KOFA. Begge ble avvist. To klager på innsyn endte hos fylkesmannen. I begge tilfeller fikk vår oppdragsgiver medhold. En sak endte med midlertidig forføyning, men saken ble avvist og vår oppdragsgiver vant. Bare i ett tilfelle har en konkurranse blitt avlyst på grunn av en klage.
Gode odds for en god prosess, med andre ord. Betyr det at man er garantert å unngå klager, avlysninger, rettsaker og forsinkelser hvis man velger å la Innkjøpskontoret bistå med anskaffelsen?
Vel, statistikken viser ihvertfall at sannsynligheten ikke er så stor.
Årsaken er nok at det er dette vi er gode på. Vi er spesialister på å gjennomføre offentlige anskaffelser. Enkelt, raskt og effektivt.
Hvert år kunngjøres mellom 10.000 og 15.000 anskaffelser i Norge. I den sammenhengen er våre 150 anskaffelser en mygg. Men likevel:
– Det er omtrent dobbelt så mye som Kristiansund eller Tønsberg kommuner, eller Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet kunngjorde i samme periode.
– Det er omtrent like mye som Bodø, Drammen eller Kristiansand kommuner har kunngjort.
– Det er bare litt mindre enn hva Tromsø kommune, NTNU eller Universitetet i Oslo gjennomførte
– Det utgjør rundt en fjerdedel av Bergen kommunes kunngjøringer.
Vi skal ikke legge skjul på at det kan finnes enkelte anskaffelser hos alle disse offentlige oppdragsgiverne som er særdeles komplekse og absolutt ikke raske å gjennomføre – likevel sier det noe om hva vårt lille firma har fått til.
Enkelt
Vi gjør det enkelt, fordi vi tror på å finne den enkleste løsningen, på handlingsrommet i regelverket og på sunn fornuft fremfor kompliserte og innviklede evaluerings- og tildelingsmodeller.
Vi gjør det enkelt fordi vi insisterer på å gjennomføre anskaffelsene elektronisk. Vi har ingen tro på papir i anskaffelsesprosesser. Det er nemlig ikke enkelt.
Vi gjør det enkelt fordi vi prøver å fjerne så mange unødvendige krav som mulig. Har du levert tilbud i en konkurranse med 11 kvalifikasjonskrav, sier du? Ja, da er det ihvertfall ikke vi som har stått for prosessen.
Raskt
Vi gjør det raskt, fordi vi har laget en organisasjon som kan ta tak i anskaffelsesbehovet ditt umiddelbart og være klare til kunngjøring allerede samme uke.
Når spørsmålene kommer inn i tilbudsfasen er vi på plass med en gang, slik at leverandørene får svar så fort som mulig. Når tilbudsfristen nærmer seg, sitter vi og venter på at klokken skal bli 12:01, slik at vi kan komme i gang med åpning og kvalifisering.
Før vi kunngjør, spør vi når faggruppen har tid til evaluering, slik at alt er klappet og klart til å finne det beste tilbudet med en gang tilbudene har kommet inn.
Har du levert tilbud i en konkurranse med fire måneders vedståelsesfrist, sier du? Ja, da er det nok ikke vi som har stått for prosessen.
Effektivt
Vi er effektive, fordi vi gjennomfører anskaffelsene elektronisk. Vi prøver også så langt det lar seg gjøre å gjennomføre alle møter på nett eller telefon. På den måten tar et møte på en time nøyaktig en time, og ikke en time pluss reisetid. Dermed kan vi hjelpe flere – samtidig sparer vi miljøet.
Men perfekte, det er vi ikke – og ikke prosessene våre heller. Vi ser stadig forbedringsmuligheter, og prøver å lære så godt vi kan av feilene vi gjør. Det er jo bare slik man kan bli bedre.
Sånn. Da var tallet feiret. Da er vi klare for kunngjøring nummer 151. Vi sees når vi runder 200!
