Østlandet har opplevd tidenes forsmak på sommeren, og det er fremdeles tre uker igjen til juli.
Mange ønsker seg sikkert en skikkelig kalddusj akkurat nå, og det kan vi jo gi deg – i form av en realistisk vurdering av hva du egentlig har tid å anskaffe før sommerferien setter inn.
Kort fortalt: det er ikke stort.
La oss først og fremst se litt på det spesielle med denne tiden av året. I offentlig sektor er det ikke stort som skjer i juli. De fleste kurver som viser noe med aktivitet, omsetning, henvendelser eller lignende har som regel en så kraftig nedgang i juli, at statistikere flest skulle ønske måneden ikke fantes. I juli er det dødt, rett og slett. I mange tilfeller gjelder dette også første uke i august. Vi nærmer oss altså en femukersperiode med lite aktivitet.
Så da er det vel bare å kunngjøre i slutten av juli og sette tilbudsfristen til begynnelsen av august … eller?
It takes two to tango, som det heter. Slik er det også i anskaffelser. Både tilbydere og oppdragsgivere må bidra for at prosessen skal bli vellykket. Man kan jo tenke seg at oppdragsgivere stort sett jobber med anskaffelser før kunngjøring og etter tilbudsfrist og at tilbydere stort sett jobber fra kunngjøring til tilbudsfrist, men det stemmer jo ikke helt. Av og til trenger jo tilbydere å spørre oppdragsgiver om noe. Hva gjør man da hvis den ene parten er på ferie? Hvis du har glemt å si om rørene skal være runde eller firkantet, er det ikke så lett å gi tilbud.
Du må altså ta høyde for at det kan komme spørsmål. I en EØS-anskaffelse må du sette fristen for mottak av spørsmål til ca. èn uke før tilbudsfrist. Da kan du jo spørre deg selv: når er du egentlig på jobb? Du kan jo også spørre deg selv om det er så hyggelig å få svar på spørsmålene sine to-tre uker etter at de ble stilt.
Dessuten kan det vel tenkes at enkelte av leverandørene dine også ønsker seg litt ferie.
Sagt på en annen måte: tiden begynner faktisk å renne ut for å kunngjøre konkurranser før sommeren.
Men du gir deg ikke. La oss tenke oss at du kunngjør en EØS-anskaffelse i dag, 8. juni. Forskriften krever da minimum 30 dager, altså til 8. juli, som er en søndag, som blir 9. juli som er midt i ferien. Veilederen for offentlige anskaffelser anbefaler deg å legge til 7 dager før kunngjøring, for at Doffin og TED skal rekke å surre rundt med skjemaer og oversettelser – altså til 15. juli, som er en søndag – ergo ender du på mandag 16. juli.
Men da er du på ferie. Ergo velger du 6. august. Men du må jo også tenke på spørsmålsfristen. Den blir i så fall 30. juli. Da er du fremdeles på ferie.
Fillern. Jaja, tenker du, og setter tilbudsfristen til 6. august likevel. Du kan jo alltids stikke innom jobben mandag 30. juli og svare på noen spørsmål.
30. juli sitter du fast i fergekø, og kommer deg ikke innom kontoret før 1. august. Da finner du en veritabel skog av spørsmål – og ingen av kollegene dine er tilgjengelige for å hjelpe deg å svare. 2. august bestemmer du deg derfor for å gå til det drastiske skritt å utsette tilbudsfristen en uke. Du går inn i det splitter-nye KGV-systemet ditt, og flytter fristen frem en uke.
Dagen etter får du en ny kalddusj. Doffin nekter deg nemlig å flytte fristen frem når det er mindre enn fire hele virkedager igjen til fristen går ut. Du banner og sverter og ringer Doffin, som kan bekrefte at det er slik. Anskaffelsestoget ditt går følgelig ufortrødent videre mot en katastrofalt buklanding den 6. august. Når du åpner konkurransen, er det ingen som har levert tilbud, men dagen etter får du et par sure eposter fra tilbydere som ikke fikk laget ferdig tilbudet sitt fordi de ikke fikk svar på spørsmålene sine. Ja, de er også litt sure fordi de måtte avbryte ferien sin for å gi deg tilbud.
Jaja, tenker du. Hvis jeg kunngjør på nytt nå i august, så slipper jeg ihvertfall å tenke mer på ferieavvikling.
Ja, med mindre du skulle dumpe borti høstferien, da.
God ferie!
