Hva skal vi med ESPD?

Klarspråk? Helt klart ikke.

Vi synes det er på tide å stille spørsmålet om hva vi egentlig skal med det europeiske egenerklæringsskjemaet – ESPD, som det heter.

ESPD-skjemaet ble obligatorisk på alle EØS-anskaffelser fra 1. januar 2017. Det er også frivillig for anskaffelser under terskelen, men vi skulle like å se den som frivillig benytter seg av dette.

Vi følger selvsagt trofast reglene, og har mottatt hundrevis av slike skjema siden de ble lovpålagt. Fremdeles lurer vi ofte på hva vi egentlig skal bruke de til, annet enn å sjekke at ingen har krysset av feil. Er vi virkelig i tvil om en leverandør er dømt for finansiering av terror, barnearbeid og menneskehandel? Spesielt absurd blir dette i de minste konkurransene, altså der kontraktsverdien kanskje er på 2-3 millioner, og ikke flere titalls eller hundretalls millioner – her er jo noe av problemet med EØS-reglene: de er jo like for snøbrøytekonkurranser med noen få roder og nye hovedflyplasser, og ESPD-skjemaet må med uansett.

Temaene som ESPD-skjemaet tar opp er ganske alvorlige, og vi mener selvsagt ikke at det er bagatellmessig at en leverandør er dømt for slike forhold. Men legg merke til hvordan kravene er utformet:

Er leverandøren selv eller en person, som er medlem av leverandørens administrasjons-, ledelses- eller kontrollorgan eller har kompetanse til å representere eller kontrollere eller treffe beslutninger i slike organer, ved rettskraftig dom blitt dømt for bedrageri ved en dom avsagt for ikke mer enn fem år siden, eller en avvisningsperiode fastsatt direkte i dommen som fortsatt gjelder?

Du måtte lese to ganger før du skjønte teksten, ikke sant? Jaja, du er ikke alene. Men altså: du må være dømt, og hvis du er dømt, kan du skrive hvorfor du mener du har ryddet opp etter deg, såkalt “self-cleaning”.

Hvor ofte inntreffer så dette? Vel, blant de mindre EØS-anskaffelsene er ihvertfall vår erfaring at det inntreffer så og si aldri (det som er langt vanligere er diverse utfordringer knyttet til at leverandørene har glemt hele skjemaet. KOFA har opptil flere slike saker til behandling. Det var noe til forenkling, hva?).

Og mens vi fortsetter på veien fra teori til praksis, skal altså leverandører i Norge, Portugal, Sverige og 28 andre EØS-land svare på en haug med slike spørsmål fordi en og annen leverandør en (svært) sjelden gang kan komme til å måtte svare nei istedet for ja.

Her er en påminnelse om hva du må erklære at du ikke er dømt for:

  • Deltakelse i en kriminell organisasjon
  • Korrupsjon
  • Bedrageri
  • Terrorhandlinger eller straffbare handlinger med forbindelse til terroraktivitet
  • Hvitvasking av penger eller finansiering av terrorisme
  • Barnearbeid og andre former for menneskehandel

I tillegg kan oppdragsgivere frivillig be leverandøren bekrefte følgende:

  • Brudd på bestemmelsene om miljø
  • Brudd på bestemmelsene om sosiale forhold
  • Brudd på bestemmelsene om arbeidsforhold
  • Konkurs
  • Insolvens
  • Tvungen gjeldsordning
  • Er leverandøren i en lignende situasjon i henhold til en tilsvarende prosedyre som er fastsatt i nasjonal rett?
  • Er leverandøren i en situasjon hvor han har sine aktiva forvaltet av en konkursforvalter eller av retten?
  • Har leverandørens forretningsførsel har blitt stanset?
  • Alvorlige feil i yrkesutøvelsen
  • Avtale(r) med andre leverandører med hensikt å vri konkurransen
  • Interessekonflikt som følge av sin deltakelse i konkurransen
  • Heving av kontrakt, erstatning eller andre lignende sanksjoner
  • Grovt uriktige opplysninger, unnlatt å gi opplysninger, ute av stand til å fremlegge etterspurte støttedokumenter og misvisende opplysninger som kan få innfytelse på konkurransen

Siden disse siste punktene er huket av som standard, er det nok også mange som ikke orker å ta stilling til hva som er mest eller minst absurd å ta med i sin konkurranse – dermed blir som regel alt stående, selv om det kunne vært fjernet.

20 spørsmål

Da står du der med 20 ja/nei-spørsmål som alle leverandører i alle EØS-land må svare på i alle konkurranser, igjen og igjen… …og igjen. For å strø ekstra salt i såret, må også alle underleverandører svare på det samme – ja, så lenge de er nødvendige for at hovedleverandøren skal bli kvalifisert, da.

Dette siste er faktisk en ganske fortvilende kilde til frustrasjon. En ting er at en leverandør som jobber en del med offentlige tilbud kan lære seg ESPD-språket, men det koker gjerne litt over for ham når han må be alle sine (mindre erfarne ) underleverandører om å gjøre det samme.

20 spørsmål kan dermed fort bli til 100. Uten at noen egentlig blir så mye klokere av den grunn.

Forenkling

Kunne man ikke snudd det hele på hodet? Tenk deg at skjemaet så slik ut i stedet:

⊗ Jeg erklærer at jeg oppfyller alle kravene i ESPD-skjemaet.

Hvis du fjernet avkrysningen, så kunne du få opp ditt eget lille self-cleaningverksted og angi relevant informasjon av hjertens lyst.

Språk

Man kan også la seg forundre over språket i skjemaet. Her er et annet eksempel:

Er leverandørens gjennomsnitlige årsomsetning innenfor det området kontrakten gjelder og spesifisert i kunngjøringen eller i anskaffelsesdokumentene for det antall regnskapsår det anmodes om er som følger:

Altså har vi å gjøre med 1) tung setningsoppbygning, 2) skrivefeil og faktisk til og med 3) logiske feil.

XML-hvafornoe?

På toppen av dette kommer selve formen på skjemaet. I sin uendelige visdom har ESPD-ingeniørene laget et XML-skjema og en flott tjeneste på nett, som kan produsere fine “ESPD-request.xml”-filer. Dette er lett å forstå for de data-frelste, men neppe like innlysende for menigmann. I praksis mottar vi ihvertfall ofte skjema som er fylt ut for hånd, på utskrift, og signert, og vi er rimelig vant til spørsmålet: “jeg får ikke åpnet ESPD-skjemaet – det er bare en masse uforståelig tekst der”. Selvfølgelig er en XML-fil som åpnes direkte i en tekstbehandler full av uforståelig tekst, men det må man jo også egentlig være litt data-frelst for å forstå.

Som nevnt har ESPD-ingeniørene nærmest uutømmelige kilder av visdom å støtte seg på, så de har selvsagt laget en løsning på dette. Du kan nemlig lage din egen “ja/nei”-sjablong, som krysser av alt sammen for deg, ja, den tar til og med med seg firmanavn, adresser og alt mulig rart. Problemet er bare at dette har form som enda en XML-fil, denne gangen en såkalt XML-response.xml, som du må lage, spare på og laste opp og flette inn på rett sted i XML-requesten din.

Tenk deg nå at du kanskje leverer ett tilbud eller to i året til det offentlige. Tenk deg videre at det ikke er IKT-tjenester og XML-koding som er ditt spesialfelt. Hvor mye husker du av dette fra gang til gang? Sannsynligvis husker du bare hvor frustrerende, irriterende og absurd det hele var.

Om ikke dette er ille nok, så har du også kvalifikasjonskravene. Det er jo en kongstanke at man skal kunne forholde seg til et fastsatt sett med kvalifikasjonskrav, men det hjelper lite når kravene er ulne, overveldende, og skrevet med et så dårlig språk at det er direkte pinlig å sende det fra seg. Disse kan du heldigvis krysse bort, og heller gjengi med godt språk i konkurransegrunnlaget. Det var da noe. Kunne de ikke gjort sånn med resten også?

KGV-leverandørene har forsøkt så godt de kan å avhjelpe situasjonen ved å lage sine egne løsninger, men vi kan ikke påstå at de har lyktes spesielt godt. Det er kanskje ikke deres feil heller. Selv ikke det mest tilrettelagte skjemaet i verden kan jo få gjort så mye med det underliggende problemet – altså det dårlige språket og alle de absurde spørsmålene man er nødt til å stille. Formodentlig sitter det data-frelste ansatte hos alle KGV-leverandørene som bare skriker etter å få lov til å gjøre dette på ordentlig.

Tiltak mot meningsløsheten

Men vi er bastet og bundet, alle mann. For å gjøre noe med dette må vi ha hele EØS-regionen med på laget, altså må portugisere og nordmenn (og svensker og alle de andre) trekke i samme retning.

Er det i det hele tatt mulig? Vi er optimister, så vi tror det er gjennomførbart. Vi tror nemlig det er mange der ute som tenker samme tanke som oss – nemlig at dette er absurd.

Brussel? Hører dere?

Neivel.

Men uansett om dere hører eller ikke: her er våre forslag til hvordan dette kan gjøres enklere:

  1. Det holder med et stort ja/nei -spørsmål. Folk har forlengst stirret seg blinde på spørsmålene likevel, og har bare lært seg hva de skal klikke på.
  2. Gi landene mulighet til å gjøre mindre, ikke-vesentlige tilpasninger på skjemaets form og språk. Det er et nærmest uendelig potensiale for forbedring av dette skjemaet!
  3. Sett en høyere terskel for obligatorisk bruk av skjemaet. Skjemaet er nok hakket mer relevant når du skal kjøpe ny hovedflyplass, enn når du skal kjøpe snøbrøyting.
  4. Lag en bedre tjeneste, som faktisk gir leverandørene noe nyttig, istedet for å forvirre dem med XML-filer. Egentlig handler jo dette om integrasjon, tilrettelegging og tilgjengeliggjøring av til dels helt åpen informasjon. Hva med et samarbeid med Brønnøysundregistrene, for eksempel?
  5. Prøv en syretest: la skjemaet være frivillig resten av 2018, og tell hvor mange som faktisk brukte det likevel.

Hva tenker du? Er du enig eller uenig?

Vel, finn deg et egnet fora og si det høyt, du også!