OPPDATERING 19. juni: KGV-leverandørene i Norge har nå på plass løsninger for å gi «direkte» tilgang til konkurransegrunnlaget, men du må huske på å bruke dem. De slår seg ikke på av seg selv. Spør leverandøren din slik at du ikke bryter med Departementets nytolkning av regelverket!
OPPDATERING 29. mai: Departementet har nå svart på vår henvendelse. I svaret påpeker de blant annet at det er feil å tenke at man kan «bøte på» manglende direkte tilgang ved å legge til fem dager på tilbudsfristen. Dere som gjennomfører konkurranser er altså nødt til å gjøre konkurransegrunnlaget tilgjengelig på en eller annen måte, og dere må gjøre det nå.
Tiden da tilbud i innbundne ringpermer var normen er snart helt forbi. 10 år på overtid kommer nå endelig siste spiker i kista for denne utdaterte praksisen. 1. juli i år avskjæres siste gruppe offentlige oppdragsgivere fra å be om slikt.
Mange har tilbudt elektroniske konkurransegrunnlag til tilbyderne sine i en årrekke allerede gjennom Doffin. Nå er det det motsatte som skal på plass, nemlig den elektroniske innleveringen av tilbudene.
I den sammenheng ledes alle anskaffelser inn i ett eller annet fagsystem som kan håndtere hele prosessen fra A til Å. Et såkalt KGV. Den etterlengtede funksjonen er jo den elektroniske innleveringen, men overgangen ser ut til å ha fått en litt uventet og utilsiktet konsekvens.
Som nevnt er KGV et fagsystem, og du laster dermed ikke lenger opp dokumenter på Doffin når du kunngjør konkurranser, du gir i stedet leverandørene tilgang til fagsystemet – via Doffin.
Hvis du kikker på en konkurranse som er kunngjort på «gamlemåten» på Doffin, vil du se at du kan klikke på en knapp og se alle dokumentene i saken. Du trenger ikke registrere deg eller noenting. Du kan bare lese i vei av hjertens lyst.
En konkurranse som er kunngjort gjennom et KGV vil i stedet gi deg tilgang til fagsystemet, og her må du faktisk registrere deg for å få se hele konkurransegrunnlaget. Det kan sikkert virke litt irriterende på enkelte at man må dette, men det er jo likevel helt gratis, og tar jo bare noen minutter. Har du benyttet KGV-verktøyet før, snakker vi om sekunder. Siden det i praksis bare finnes tre systemer i bruk i Norge i dag, er sannsynligheten stor for at vi ganske snart snakker om sekunder for de aller fleste tilbydere.
Som innkjøper kan nok denne praksisen lede til en og annen uinteressant interessent på interessentlista – eksempelvis nabokommunen, en avis eller en eller annen nysgjerrig privatperson. Men du vil neppe se på det som noe stort problem – det er jo mye viktigere at du nå faktisk SER om konkurransen din har truffet markedet. Er det en ting innkjøpere ikke liker, så er det å være usikker på om leverandørene har funnet konkurransen din. En annen fordel er at leverandørene må ta stilling til pålogging, brukerkonto og det aktuelle KGV-verktøyets eventuelle nykker og særheter på et tidlig tidspunkt. Dermed reduseres sannsynligheten for at leverandøren får tidsnød ved innlevering, og i verste fall kanskje er for sent ute. Det er som kjent menneskelig å utsette.
Men vi skulle ikke leve lenge i lykkeland før noen kom inn og satte en stopper for det hele. I en noe underlig uttalelse fra Departementet som ser ut til å stamme fra rundt 25. april oppdaterer de plutselig veilederen sin og sier at «direkte» tilgang, som det står i forskriften, ikke er forenlig med en slik passordbarriere. Nei, «direkte» må bety at du kan se konkurransegrunnlaget uten å måtte logge deg inn. Straffen hvis du ikke kan oppnå dette (noe ingen av KGV-verktøyene kan i skrivende stund, så langt vi kan se) er at du må legge til fem dager på tilbudsfristen hvis konkurransen din er over EØS-terskelverdi. Du kan lese advarselen på Doffin. Vi gjengir den her også:
«[..] At tilgangen må være direkte og ubegrenset innebærer at det ikke må etableres noen skranker eller hindringer for leverandørenes tilgang til eller muligheter til å laste ned konkurransegrunnlaget. Det vil ikke være tillatt å stille noen form for krav om registrering. Oppdragsgiveren kan imidlertid gi interesserte leverandører anledning til å registrere en epostadresse for å få tilsendt rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, jf. punkt 19.5. Kunngjøringen skal inneholde internettadressen der konkurransegrunnlaget er gratis, direkte og ubegrenset tilgjengelig.»
Innkjøpere liker ikke plutselige innfall og endringer. De vil ha forutsigbarhet og kunne stole på veiledere, regelverk og KGV-verktøy.
Utover den svekkede tilliten, reiser uttalelsen en rekke praktiske spørsmål. Vi har forsøkt å få det aktuelle departementet i tale for å få svar på disse, foreløpig uten hell.
Hvis man i utgangspunktet tenker seg at tolkningen er riktig, og at «direkte» ikke kan bety at man må logge seg inn først, selv om innloggingen kan håndteres av brukeren selv, og ikke koster noe, så blir det viktigste spørsmålet når dette gjelder fra.
Gjelder det fra 1. januar 2017, når det nye regelverket trådte i kraft? Gjelder det fra ca. 25. april 2018 da departementet – uten særlig brask og bram – annonserte at man mente man hadde tolket feil? Spørsmålet er viktig, fordi en lange rekke konkurranser er gjennomført i dette tidsrommet – konkurranser som altså kanskje har hatt fem dager kortere tilbudsfrist enn de egentlig skulle hatt. Skulle alle disse konkurransene vært avlyst? Skulle konkurransene som ble kunngjort etter 25. april vært avlyst, hvis man da ikke kunne avhjelpe situasjonen med å utsette fristen?
Hvor mange tilfeller av positiv eller negativ kontraktsinteresse kunne vel ikke en slu advokat skape ut av dette? Og hvem har egentlig ansvaret for feiltolkningen? Innkjøperen? KGV-leverandøren? Eller er det Departementet selv?
Vi får håpe ingen utnytter dette, og at KGV-leverandørene så raskt som mulig innretter verktøyene sine etter Departementets underkommuniserte nytolkning.
Og til de av dere som nå får tilbudsfristen sin dyttet enda en uke lengre inn i juli: ha en riktig god sommer!
