Du husker kanskje at de nye anskaffelsesreglene skulle gjøre det så mye enklere å forhandle i EØS-konkurranser? Men hvor enkelt er det egentlig?
Det er for så vidt riktig at adgangen til å forhandle har blitt noe bedre. Men har du satt deg inn i prosedyren du må følge?
Ikke? Vel, da er det ikke sikkert du blir så begeistret likevel.
Dersom du skal forhandle over EØS-terskelverdi, må du begrunne dette etter forskriftens §13-2. Der har det altså blitt litt lettere å finne unntak – ikke minst hvis det du skal ha ikke er en typisk hyllevare (bokstav a, for eksempel).
Men så var det prosedyren. I henhold til forskriften er prosedyren en «konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring». Du må altså benytte en såkalt totrinnsprosedyre, der du først kvalifiserer tilbydere og deretter ber om tilbud – som du så til slutt kan forhandle om.
Det er ikke så lett å forstå hvorfor det må være sånn. Hvorfor skulle det egentlig være så nyttig for gjennomføringen av forhandlingene at du allerede har kvalifisert tilbyderne i en første runde? Det gir liten mening. Er det noe en prosedyre med forhandling gir deg, så er det jo muligheten til å rangere tilbyderne før du inviterer til forhandlinger. Her får du altså denne muligheten to ganger.
Når du vel har fått inn kvalifikasjonssøknadene, må du så velge ut leverandørene som skal få lov til å gi tilbud. Sannsynligvis vil du i mange tilfeller ende opp med å invitere alle som søkte og var kvalifisert. Hva var så vitsen med denne første silingen, kan du spørre?
I neste runde sitter du med faktiske tilbud, og nå har du jo selvsagt også mulighet til å sile i tilbudene, slik at du bare forhandler med de beste. Igjen kan du spørre deg om hensikten med to slike silingsrunder. Hadde det ikke holdt med èn, i det minste?
Joda, det kan finnes situasjoner der du forventer å drukne i tilbud, og hvor det kan være ganske nyttig å ha bedre kontroll på tilfanget gjennom en ekstra fase.
Men hver eneste gang? Det er å skyte spurv med kanoner.
Et typisk anvendelsesområde for forhandlinger er når du skal kjøpe datasystemer. Da må du altså gjennom disse totrinnsprosedyrene, selv om det i mange tilfeller er såpass skrint med leverandører der ute at det neppe hadde vært noe problem å ta kvalifisering og tilbudsinnhenting i en og samme fase.
Men det får du altså ikke lov til så lenge det du skal ha overstiger EØS-terskelverdien, altså typisk 2 millioner for et IT-system. Ja, grensen er faktisk bare usle 1.3 millioner hvis du jobber i statlig sektor.
Hvis du synes dette var en kalddusj, så har du mer i vente.
La oss snakke litt om frister. EØS-reglene setter minimumsfrister for begge fasene i §20-4. Kvalifiseringen skal ligge ute i minst 30 dager, og hvis du igjen er så uheldig å jobbe for staten skal den påfølgende tilbudsfasen vare i nye 25 dager. Så kan du slenge på 10 dager til karensperiode, pluss naturlig nok tiden du bruker på å lage konkurransegrunnlag, kvalifisere, åpne, evaluere, forhandle og tildele. Selv om du skulle være en skikkelig superinnkjøper, skal du altså holde på i minst 65 dager.
Jaja, tenker du – jeg kan jo i hvert fall kunngjøre fase en mens jeg jobber med dokumentene i fase to!
Tenk om igjen, og forbered deg på nok en kalddusj.
I henhold til forskriftens §14-1(2) og 14-3(1) skal hele konkurransegrunnlaget være ferdig før du kunngjør. Hele!
Dermed må du altså legge inn alt arbeidet før du starter på disse 65 dagene. Formodentlig er dette av hensyn til at leverandørene som skal gi tilbud skal vite hva de begir seg ut på, men du kan jo spørre deg hvor nøye de egentlig ser på fase 2 når de ennå ikke vet om de i det hele tatt blir utvalgt i fase 1. Det kalles prioritering, og de fleste seriøse leverandører driver faktisk litt med sånt. Kanskje de undres over hvorfor det offentlige driver og skyter spurver med kanoner også.
Så der har du det. En dag i en fjern fremtid kommer det kanskje noen forbedringer, og siden dette regelverket er felles for hele EØS-regionen, er det kanskje håp om at flere kommer med innsigelser. På den annen side, de politiske hestehandlene i Brüssel er vel såpass innviklede at vi blir sittende med dette regelverket en stund.
Et lite lyspunkt er om du skulle tilhøre kommunal sektor, eller «ikke-statlig» som forskriften kaller deg. Da kan du i henhold til forskriftens §20-3(3), (jf 20-4(3)) redusere tilbudsfasen helt ned i teoretisk sett bare 1 dag – forutsatt at leverandørene er enige i det. Hvis de ikke er det, må du minst bruke 10 dager. Ergo: 50 dager totalt i stedet for 65. Det er jo noe. Ja, forutsatt at det faktisk er mulig for leverandørene å lage tilbudene sine ferdige på 10 dager da.
Samlet sett kan man kanskje lure på om regelverket er laget slik for å unngå at oppdragsgivere velger å forhandle. Det var ikke mye til forenkling, du.
Så det er bare å gjøre seg klar – først et rush for å få alt HELT ferdig, og så er det bare å sette seg pent ned og vente i 65 (eller 50) dager på resultatet.
Det er godt det er forhandlinger, da. Mye kan jo forandre seg på så lang tid.
