Vi må nok bare leve med at rammeavtaler kan brukes opp. Slik har advokatene bestemt at det skal være – uansett hvor nyttig eller unyttig det måtte være for samfunnsøkonomien.
Så hva gjør du? Her er noen enkle tips for en innkjøpshverdag med (litt) færre bekymringer.
Tips 1: Følg med på rammeavtalen din
Det første du må gjøre er å innse at dette er den nye virkeligheten. Har du sagt at rammeavtalen har en verdi på 10 millioner, så kan du ikke la leverandøren fakturere deg for 20 millioner. Da kan du få et saftig gebyr og sånn er det bare.
Så, er du sikker på at du vet hvem av bestillerne dine som benytter seg av rammeavtalen og hvor mye de faktisk bruker den? Du må først skaffe deg oversikt. Dette handler om å grave i reskontroer, eller be leverandøren skaffe til veie statistikk – gjerne ved jevne mellomrom. Dette blir spesielt viktig når flere oppdragsgivere og leverandører er med på samme avtale. Tenk om nabokommunen din bruker vesentlig mer enn deg? Dette må du fange opp.
Dette kan jo også være en god anledning til å ta i bruk ett av de mange bestillings- eller kontraktsverktøyene som finnes der ute. Hvem vet? Kanskje du allerede har ett slikt verktøy i hus, men ikke i bruk?
Tips 2: Må du egentlig bruke avtalen?
Tenk deg at du har en rammeavtale med en maksimal verdi på 10 millioner. Så dumper det inn ett enkeltoppdrag på 1 million kroner. Oppdraget er stort og komplekst, og leverandøren du har rammeavtale med har de beste forutsetninger for å løse det. Samtidig bruker du opp 10% av rammeavtalens totalverdi ved å la leverandøren utføre oppdraget. Kanskje du har en kontraktsbestemmelse som sier at du kan gå utenom avtalen når arbeidene er spesielt store eller komplekse? Vel, da kan du jo konkurranseutsette enkeltoppdraget. Rammeavtaleleverandøren kan jo være en av tilbyderne likevel – og skulle han få oppdraget, vil ikke lenger disse ti prosentene inngå i totalverdien på rammeavtalen. Det kan høres ut som å gå rundt grøten, men trøsten må være at du kanskje oppnår bedre priser og betingelser enn du ellers ville gjort.
Tips 3: Har du endringsklausulene i orden – og bruker du dem?
En kontrakt kan ha endringsklausuler. Forskriftens §28-1 (og §19-1) gir deg muligheter til å gå over maksimalverdien så lenge du varsler før du kommer så langt (se tips 1). Dette kan være nyttige sikkerhetsmarginer å ha hvis «uhellet» er ute.
Tips 4: Ha en backupplan
Det er viktig å ha en plan for hva du vil gjøre dersom du oppdager at avtalen er i ferd med å bli brukt opp. Har du kapasitet til å gjennomføre en ny konkurranse på kort varsel? Hvor lang tid vil det ta? Er bestillerne dine forberedt på at dette kan bli nødvendig?
Vi liker ikke å reklamere, men Innkjøpskontoret har hjulpet en del oppdragsgivere som har vært nær ved å bruke opp rammeavtalene sine, men som ikke har hatt kapasitet til å gjennomføre en ny konkurranse på kort varsel. Dette kan vi, og vi kan hjelpe deg fort.
Tips 5: begrens skadene
Hvis uhellet først er ute og du ser at du er i ferd med å kjøpe flere varer eller tjenester enn det maksimale kunngjorte volumet, er det viktig å ikke lukke øynene og håpe at problemet går over. Det kan i verste fall koste deg et saftig gebyr fra KOFA. Du bør derfor umiddelbart ta i bruk backupplanen din, og samtidig sørge for at bestillere og ledelse får beskjed om hva som er i ferd med å skje. Spar på dokumentasjonen – kanskje er du så heldig at KOFA ihvertfall ikke kategoriserer deg som grovt uaktsom? Det ser nemlig ellers ut til å være standarden når KOFA ilegger gebyr.
Synd, men trist
Så der har du det. En dag kommer det kanskje forskningsrapporter som viser at det er både bra og sunt for det offentlige at man må følge med på verdien på rammeavtalene sine og kjøre nye konkurranser når forbruksestimatet viste seg å være for lavt – og kanskje kommer andre rapporter til motsatt konklusjon. I mellomtiden sitter det nok mange frustrerte, overarbeidede innkjøpere og lurer på hvordan de skal forholde seg til den nye hverdagen som advokatene har laget for dem.
Her fikk du ihvertfall noen trøstens ord og noen enkle tips du kan bruke for å gjøre hverdagen litt bedre.
