For dyrt å gi tilbud?

Er det virkelig så komplisert å gi tilbud i offentlige anbudskonkurranser at leverandører avstår fra å gi tilbud?

Det ville i så fall vært ganske foruroligende for offentlige oppdragsgivere, men det er mye som tyder på at det kan være stemme. I ett tilfelle har Innkjøpskontoret AS selv avstått fra å levere tilbud fordi vi mente sannsynligheten for å vinne ikke sto i forhold til arbeidet vi måtte legge ned for å gi tilbud. Det er jo faktisk bare trist – spesielt hvis du føler at nåløyet du skal gjennom ikke bare er lite, men i tillegg irrelevant for behovet.

En fersk undersøkelse fra Danmark som omtales i Anbud365 konkluderer med at det er ganske mange som opplever det slik, og at faktisk så mange som 80% av leverandørene fra tid til annen avstår fra å gi tilbud fordi det er for tidkrevende.

Det er foruroligende.

Å “regne på en jobb” burde det i utgangspunktet være lav terskel for å gjøre, synes vi. Det må selvsagt stilles noen krav til både leverandør og tilbud, men et sted får grensen gå, for i dag er grensen tydeligvis litt for fjern for litt for mange.

Her er våre (ganske åpenbare) tips for å redusere kompleksiteten, øke sannsynligheten for å få tilbud og få ned transaksjonskostnaden for offentlige anskaffelser:

  • Vekk med papiret. Kjør elektronisk – tenk på alle de som må skrive ut, organisere papir og kjøre rundt på permer og minnepenner.
  • Vær kritisk til for mange kvalifikasjonskrav.
  • Fokuser på behovet og fjern unødvendige krav.
  • La en kollega lese konkurransegrunnlaget før du kunngjør. Er det forståelig eller har du gravd deg ned i setninger du knapt forstår selv?
  • Svar raskt på spørsmål i tilbudsfasen, slik at leverandørene kan gjøre seg ferdige.
  • Kutt ned på vedståelsesfristene – bestem deg raskt, slik at leverandørene som tapte kan gå videre til andre oppgaver.

Lykke til!