«Forlenges inntil ny avtale er på plass»

Du har lest den setningen før, ikke sant? Men er det egentlig greit?

Jobber du med offentlige innkjøp, har du sikkert opplevd at rammeavtalen går ut før du har rukket å få på plass en ny avtale.

Et eksempel
La oss tenke oss at avtalen din på datamus går ut på tirsdag.

Dessverre har du hatt litt for mye å gjøre med rammeavtalen på tastatur, der det kom inn en klage, så du har ikke rukket å få denne helt i mål.

Onsdag melder en av dine brukere om akutt behov for ny datamus. Hvor skal han handle den? Du ber han innstendig om å holde ut en liten stund til. Du er nemlig snart ferdig med å evaluere tilbudene på den nye datamusrammeavtalen, og deretter må man bare vente 10+1 dager på at karensperioden skal gå ut. I slutten av måneden skal det være mulig å kjøpe ny mus.

Det blir alt for lenge for brukeren. Han får ikke klikket i tabellene sine, og må ha ny datamus NÅ! Snart er det også flere brukere i samme situasjon: datamusene slites ut. Ingen får klikket.

Hva skal du gjøre?

Nødløsning: vi forlenger!
Det er nå det er fristende å dra «utvide dagens avtale til ny kontrakt er på plass»-kortet. Mange gjør det, og tenker kanskje at det er helt greit – det går jo ikke an å trylle heller, liksom.

Men du må nok lære deg å trylle. La oss forlate datamusene litt og gå til KOFA-sak 2020/337.

Dyr nødløsning
I denne saken hadde oppdragsgiver en rammeavtale som var gått ut, men som det var stort behov for likevel. De valgte å forlenge avtalen inntil ny avtale var på plass. En av leverandørene (som kanskje kunne fått kontrakten hvis den hadde blitt lyst ut rettidig) klaget på dette, og fikk medhold i KOFA.

Det kostet oppdragsgiveren en halv million i gebyr.

Lite hjelp i regelverket
Så hva kan du gjøre? Man skulle vel tro at det var en eller annen form for unntaksbestemmelse for en situasjon der du ikke er i stand til å inngå en ny rammeavtale fort nok til å erstatte den som er i ferd med å løpe ut.

Det er liten trøst å hente i regelverkets Del III, der både KOFA-saken og datamuseksemplet vårt er hentet fra. I §13-3 bokstav f, ser du at du kan foreta dekningskjøp, men bare dersom den eksisterende kontrakten er «kjent uten virkning», og det skal litt til. I Del II er det litt mer handlingsrom, men ikke mye.

Det er også lite å hente i hastebestemmelsene som ligger spredt rundt i regelverket.

Alt i alt så har du ikke så mange muligheter.

  • Du kan be organisasjonen din slutte å kjøpe det rammeavtalen skal dekke
  • Du kan forlenge dagens avtale, vel vitende om at en forbigått leverandør kan påpeke det og sørge for at du får gebyr
  • Du kan kjøpe utenfor avtalen som ikke eksisterer lenger, og risikere ulovlige direkteanskaffelser.

Du ville kanskje forventet å finne et unntak du kan bruke dersom du havner i retten med den nye anskaffelsen? Neida. Det finnes ikke i del III, bare i Del II. Det er jo egentlig ganske urettferdig, for det er jo ikke sikkert det er din feil at du havner i retten.

Minst dårlige nødløsning
Det beste håpet ditt blir dermed å gjennomføre kjøp fra andre leverandører i mellomtiden, og håpe ingen av enkeltkjøpene overstiger terskelverdier. For datamusene vil det sikkert gå greit. De mest desperate brukerne kan kanskje finne noe selv i en elektronikksjappe og få det igjen som ansattutlegg. Andre kan kanskje låne datamus av brukere som er stødigere på hurtigtaster.

Men på sikt vil mange bekker små kunne gjøre at selv den enkleste datamusavtale blir en stor å. Eksempelvis vil du etterhvert få et utall optiske, kablede, trådløse, svindyre og/eller miljøfiendtlige datamus i omløp fordi alle i panikk løser problemet sitt på egen hånd mens de venter på deg.

Er det god ressursbruk?

Leter du etter moralen? Her kommer den
Du har kanskje skjønt hva moralen i denne historien faktisk er?

Helt riktig: det første du gjør når du signerer dagens rammeavtale, er å starte forberedelsene til den neste.

Bare slik kan du unngå både KOFA-gebyr og for store datamusvariasjoner.

Men får du til det, nå som rammeavtalene dine kanskje også kan stoppe helt plutselig fordi de blir brukt opp?

Den som anskaffer får se.