Så du tror at anskaffelsen din haster så mye at du kan bruke unntaksreglene? Da er det ikke umulig at du vil bli litt skuffet.
Av og til skjer det ting du beviselig og uomtvistelig ikke kunne forutse. Det kan være forlis, skred, forurensning, flom, pandemier eller innbrudd.
Da er det jo fint å vite at anskaffelsesregelverket har unntak som kan brukes, ikke sant?
Nåja. Du bør ikke ha for store forhåpninger.
Hastebestemmelsene er ikke samlet i en pen liten paragraf med tydelig overskrift. Du må rett og slett lete litt rundt, og du vil finne hastebestemmelser litt her og der i forskriften. Vær advart: dette er ikke logisk, men la oss prøve å samle alt sammen på ett sted.
Her er de tre skrittene til riktig bruk av hastebestemmelser.
Skritt 1: hvorfor haster det?
Det første du må gjøre er å vurdere hvorfor det haster.
Snålt spørsmål? Vel, det er en grunn til at dette spørsmålet er viktig: La oss si at hastverket skyldes dårlig kommunikasjon internt – altså at alle trodde noen gjorde det, men ingen faktisk gjorde det. Er det en gyldig grunn til å benytte hastebestemmelser? Nei. Som offentlig innkjøper forventer KOFA at du har «inngående kjennskap til regelverket for offentlige anskaffelser, herunder hvilket handlingsrom oppdragsgiver har». Du forventes videre å være både «normalt opplyst», «velinformert» og «påpasselig». Med slike skyhøye forventninger, er det selvsagt ikke greit at du eksempelvis har prioritert feil, opplevd sykdom eller at en anskaffelse har havnet mellom to stoler.
Så har du kontroll? Er du helt sikker på at du eller din organisasjon ikke kan klandres for hastverket? Flott. Da kan vi gå videre.
Skritt 2: Hvilken del av jobben er det som haster?
Det neste du må ta stilling til, er om det som haster kan deles opp i noe som haster veldig og noe som haster mindre.
Du må med andre ord tenke to tanker samtidig: du må dekke det umiddelbare behovet, og samtidig tenke langsiktig. Det er eksempelvis ikke greit å lage én lang avtale, hvis du kunne splittet opp arbeidet i en hastesak og en ordinær sak.
La oss ta et konkret eksempel: du har ansvar for dyr som ikke får mat på grunn av uforutsett store snømengder. Du må derfor fly inn mat med helikopter for at de ikke skal sulte. Du bestiller fire transporter, den første med en gang, og de neste etter henholdsvis 2, 4 og 6 uker. KOFA kom til at det var greit å gjennomføre de to første bestillingene uten noen form for konkurranse, men ikke de to siste. For de to siste ville man hatt tid til å gjennomføre en konkurranse, mente KOFA.
Her sto valget mellom to varianter av hastebestemmelsene – en veldig ekstrem og en litt mindre ekstrem. Prinsippet er likevel overførbart til andre situasjoner også. Må du ha noe nå, og igjen om et par måneder? Ja, da er det bare den første anskaffelsen som i KOFAs øyne haster.
Har du fortsatt kontroll? Har du nå funnet ut hvordan det du trenger kan deles opp i kort- og langsiktige leveranser? Flott. Da kan vi gå videre.
Skritt 3: Hvor umulig er det å vente?
Her kommer vi kanskje til regelverkets mest underfundige spørsmål. Du må nemlig ta stilling til hvor mye det haster, den delen av anskaffelsen som du ikke kan klandres for og som allerede er skilt ut fra det som ikke haster like mye.
Reglene baserer seg i stor grad på bruken av ordet umulig. La oss derfor sette det opp slik:
- Haster umulig mye: Det er umulig å overholde frister og umulig å gjennomføre konkurranse
- Haster nesten umulig mye: Det er umulig å overholde frister, men ikke umulig å gjennomføre en enkel konkurranse
- Haster bare litt umulig mye: Jeg har tid til å bruke 26-45 dager på konkurransegjennomføringen.
- Haster ikke umulig mye: Du må følge vanlige regler
Retten har også sagt at ordet «umulig» skal tolkes strengt. Det må altså stå om liv, helse eller store verdier. La oss se nærmere på (u)mulighetene:
Haster umulig mye
Dette er ting som må skje nå med en gang. Når kjelleren på rådhuset er full av flomvann, tar du bare tak i første ledige rørlegger med en stor nok pumpe. Stikkordet er altså at det beviselig må være umulig for deg å fyre avgårde en epost til tre rørleggere og vente en time eller to på svar, for eksempel. Her teller minuttene før det store papirarkivet (som skulle vært digitalisert i fjor) går tapt for alltid.
Er kostnaden over EØS-terskel, bruker du her §13-4(a) som hjemmel – og passer selvsagt på dokumentasjon og protokoll (og noterer deg bak øret at rådhuset på sikt bør anskaffe bedre flomsikring – etter vanlige regler).
Haster nesten umulig mye
Det kan jo tenkes at du har noen timer eller et lite fåtall av dager til rådighet før du må reagere. I så fall er det ikke lenger helt umulig å gjennomføre en eller annen form for konkurranse. Eksempelvis kan du ringe og sende en epost til noen leverandører og gi de en kort frist til å svare. En slik prosess kan selvsagt avstedkomme både klager og innsynskrav, men du er ikke pålagt noen karensperiode, så kontrakten kan inngås med en gang.
Er kostnaden over EØS-terskel, benytter du §13-3(e) til å gjennomføre konkurransen, og deretter §25-2(2)a til å unngå karensperioden på 10+1 dager.
Er kostnaden bare over nasjonal terskelverdi, benytter du §5-2(1)c, slik at anskaffelsen i stedet kan følge Del I, der det som kjent er svært få bestemmelser.
Hvis du vil lese mer om en slik situasjon, kan du se på vår gjennomgang av Kystverkets hastesak som ble behandlet i KOFA for noen år siden.
Haster bare litt umulig mye
Så kommer vi til det litt pussige tallet 26. Altså at du har beregnet deg fram til at du har tid til å vente 26 dager på å få inngått kontrakt.
Dette gjelder anskaffelser over EØS-terskel. Normalt tar en slik konkurranse minimum 46 dager, fordi tilbudsfristen må være minst 30 dager, og deretter må du ha karensperiode på 10 dager regnet fra dagen etter tildeling, altså 11 dager.
I §20-2(3) står det at du kan kutte ned tilbudsfristen til 15 dager, hvis det er «umulig» å overholde fristen på 30 dager. Det finnes ingen tilsvarende unntaksbestemmelse for karensperiode, så dermed er du stuck med 26 dager totalt.
Under EØS kan du ha så korte frister du vil, så lenge de er «rimelige». Hvis rimelige frister blir umulige for deg, går du til §5-2(1)c, som nevnt over.
Haster ikke umulig mye
Hvis du ikke finner hjemmel for å bruke noen av umulighetene i regelverket, må du gjennomføre konkurransen etter normale regler, altså minst 46 dager for Del III og «rimelig» tilbudsfrist og karensperiode etter Del II.
En reise i det umulige
Begynner du å se bildet? Graden av umulighet, avgjør i realiteten handlingsrommet ditt. Vi kan jo prøve å si det på en annen måte:
Det må skje nå: du har oppnådd full umulighet, og kan gripe tak i nærmeste rørlegger.
Det må skje idag/imorgen/veldig snart: Du har oppnådd nesten full umulighet, og kan spørre tre leverandører om tilbud med super-kort frist og inngå kontrakt med en gang.
Det er greit å vente fra 26 til 45 dager: Du har bare det siste umulig-kortet igjen, og må altså både kunngjøre og ha karensperiode.
Det gjør ikke noe om det tar mer enn 45 dager: Du har ingen umulig-kort å bruke, og må følge de vanlige reglene.
Så der har du det. Er det i praksis umulig å bruke hastebestemmelsene, sier du?
Ja, det er ikke helt umulig at du har rett i det.
