Innkjøpskontoret fyller 10 år i år. I løpet av disse 10 årene har vi gjennomført rundt 2.000 anskaffelsesprosjekter for offentlige kunder over hele landet.
Å gjennomføre anskaffelser krever at folk møtes og snakker sammen. Det er åpenbart. De som sitter tett på behovet må bli hørt, ellers er det jo ingen vits i å kjøpe noe. Dette krever at alt fra to til flere titalls personer møtes og snakker sammen. Riktignok er det mye man kan utrette ved skriftlige meningsutvekslinger også, men det som regel smart at man ser hverandre i øynene og sier «OK, da gjør vi det sånn».
Det er ikke alltid godt å vite hvor mange møter man trenger, men det er ihvertfall ikke uvanlig at man ender på minst to eller tre: ett eller to møter før man kunngjør konkurransen og minst ett møte hvor man evaluerer innkomne tilbud og kommer fram til en vinner. OK, la oss kalle det tre møter i snitt, da.
Tre møter i snitt på 2.000 anskaffelser blir altså til svimlende 6.000 møter!
Seks tusen møter?
Hvordan har Innkjøpskontoret klart å gjennomføre så mange møter, når kundene sitter over hele landet? Det blir jo mange runder rundt jorda bare i transport?
Men nei, det er ikke sånn vi løser det. Helt fra vi startet, har Innkjøpskontoret ønsket å utnytte potensialet som ligger i digitalisering.
Det gjelder også møter. I 2013 var dette markedet ganske umodent – ihvertfall i offentlig sektor – men videokonferanseverktøyet Skype hadde allerede eksistert i 10 år.
Vi begynte der. Å få kundene med, var verre. I starten fikk vi veldig ofte spørsmålet «kan dere ikke heller komme til oss, da?».
Drahjelp fra tre kanter
Redningen kom i tre former. For det første kunne vi tilby rimeligere tjenester med digitale møter. Noen kunder likte å spare penger. Dessuten kom Microsoft på banen med et eget videokonferanseverktøy (Lync), slik at dette ble mer «stuerent» i de offentlige IT-miljøene.
Men den viktigste redningen var denne: alle faggruppedeltagerne satt ikke nødvendigvis på samme sted. I noen tilfeller kunne de sitte på både fem og ti lokasjoner. Å tilby et digitalt møte, førte dermed til at ingen av deltagerne trengte å reise. Dermed kunne man jo få plass til flere møter på samme dag, eller få tid til å gjøre nyttigere ting enn å kjøre bil, buss eller tog.
Så med drahjelp fra økonomi, teknologi og ren logikk, fikk vi etterhvert til det vi ønsket oss: heldigitale prosjekter, der ingen måtte reise og (selvsagt) ingen dokumenter måtte skrives ut.
Hva? Skrive ut?!?
Her er den neste fordelen med digitale møter: behovet for papirutskrifter forsvinner. Når 10 personer samles i et fysisk møterom, er det fristende å skrive ting ut på papir slik at alle har noe å holde i. Men realiteten er jo at alle også har tilgang til disse opplysningene på PCen sin.
Dermed ender man ofte opp med å ta med seg laptopen sin og stirre mest inn i den, og ikke på de andre møtedeltagerne.
På toppen av dette: hvis man ikke stirrer ned i laptopen, ser man jo som regel på en projektor eller storskjerm der prosjektlederen viser fram den endelige versjonen av dokumentet man jobber med.
Så hva var da vitsen med å sitte i samme rom?
Hybrid = tull
En innvending vi ofte hører er at det er så uheldig med «hybrid»-møter, altså møter der noen sitter fysisk i et møterom mens andre deltar digitalt.
Ja, det er uheldig. Det er dessuten unødvendig. Ingen hadde trengt å sitte på møterom. Alle kunne sittet på sin egen arbeidsplass – uansett om den er tre meter ned i gangen, i en annen bygning, eller på hjemmekontor, eller på et stillerom – hvis arbeidsplassen din er for bråkete.
Vår erfaring gjennom flere tusen slike møter, er at de er effektive, miljøvennlige og at de til og med kan være både morsomme og hyggelige. Humor finner fint veien gjennom ledninger, like godt som gjennom den litt dårlige lufta i et fysisk møterom.
Vi ser også at det er lett å finne tid til et møte på 45 minutter der du ikke engang trenger å reise deg fra kontorstolen – annet enn for å hente litt kaffe, da.
Mer drahjelp: pandemi
Det kunne til tider være ganske frustrerende å være Innkjøpskontoret når kundene våre insisterte på fysiske møter. Det kunne ta lang tid å overbevise kunden om at det var både enklere, bedre og mer miljøvennlig med digitale møter, men etter pandemien sluttet de stort sett med det.
Men ikke alle. Det er fremdeles kunder der ute som ikke har skjønt det. Da gir vi ikke tilbud.
Ikke alle har sett lyset
Vi møtte nylig en slik kunde, som skal få lov til å være anonym. I en nylig konkurranse på anskaffelsesfaglig bistand, skrev de det slik:
«Majoriteten av arbeidet vil kunne gjøres digitalt, men konsulenter vil måtte påberegne seg å måtte stille fysisk hos XXXXX til møter, også ved kort varsel (eks. forhandlinger, oppstartsmøter, evalueringer, statusmøter o.l.). Erfaringsmessig varierer de fysiske møtene, men gjennomsnittlig 1-2 ganger i uken. I noen perioder bør det forventes hyppigere.»
Vi ga ikke tilbud, for å si det sånn. Men med tiden håper vi at også denne oppdragsgiveren ser lyset.
Sett igang!
Så, har du også lyst til å kjøre digitale møter på din neste anskaffelse? Alt du trenger å gjøre er å gripe tak i Zoom, Skype, GotoMeeting, Teams eller GoogleMeet og sette igang med din egen «digitalisering» av arbeidsfeltet ditt akkurat her og nå!
Og så kan du jo prøve oss? Vi har allerede 10 års erfaring med effektive digitale møter!
