Har du vurdert å benytte dynamisk innkjøpsordning? Kanskje du bør lese dette først.
Det er mange som snakker om dynamiske innkjøpsordninger, såkalt DPS, men ordningen er ikke bare rosenrød. Baksiden av medaljen blir sjelden like tydelig kommunisert. I noen sammenhenger blir DPS sett på som innovativt og nytenkende, men kanskje det kan være like nytenkende å la det være?
La oss først bli litt kjent med dynamiske innkjøpsordninger. De kunngjøres på Doffin og gir deg en «pool» av leverandører som kan levere det du skal ha. Det som er enda bedre, er at hvem som helst kan når som helst søke om å bli tatt opp i ordningen. Dermed er du sikret stadig tilsig av nye potensielle samarbeidspartnere.
Det høres flott ut, og kan nok av og til være det også. Men som sagt: medaljen har en bakside.
Det første du må være klar over, er at dynamiske innkjøpsordninger stiller noen ganske klare krav til hvordan de skal håndteres. For det første er det ikke bare sånn at nye leverandører kan kvalifisere seg. Poenget er at hvis de oppfyller kravene, så skal de kvalifiseres. Det betyr at lista med leverandører kan bli veldig lang etterhvert som tida går.
Da kommer vi til det neste som kan være utfordrende: alle skal spørres. Hvis du begynte med fire deltagere går det kanskje fint, men etter ett år har de kanskje blitt 17? Vel, da må du fremdeles spørre alle, og evaluere tilbudene fra alle. Du kan riktignok dele opp DPS i kategorier sånn som geografi eller kontraktsstørrelse, men likevel: det kan bli mange om beinet uansett.
Dermed kan jo evalueringsjobben ta litt tid, litt avhengig av hva du har sagt at du skal vurdere.
Og når vi er inne på tid: det er et annet tidsaspekt du må tenke på også: tilbudsfrist. Som utgangspunkt skal alle DPS-ordninger ha 10 dagers tilbudsfrist. Ja, du leste riktig: 10 dager.
Riktignok kan «ikke-statlige» oppdragsgivere forkorte denne tilbudsfristen, men bare så lenge leverandørene er enige i det. Hvis du foreslår 3 dager og bare én av de sytten ikke aksepterer det, så er du tilbake på 10 dager.
En siste ting er at DPS må gjennomføres elektronisk. Det er et krav i forskriften, og betyr at epost ikke er akseptert. Du er altså prisgitt den systemstøtten du får fra din KGV-leverandør.
Så der har du det. Tilbudene kan bli mange, og ventetiden kan bli lang før du får bestilt. Hvis dette ikke avskrekker deg, så er det jo bare å kjøre på.
Men tenk deg litt om først: hva om du hadde inngått en fireårig rammeavtale med for eksempel tre leverandører i stedet? Da hadde du i prinsippet oppnådd mye av det samme, men du hadde hatt det samme stabile antallet leverandører å forholde deg til hele veien – altså de tre som leverte best.
Dessuten kunne du benytte en avropsmetode som kunne gitt deg bestilling på dagen hvis det var nødvendig – eller du kunne gitt deg selv og leverandørene bedre tid og gjennomført en minikonkurranse. Og hva om du føler at de tre leverandørene begynner å sakke akterut med løsningene de tilbyr? Vel, hvis du har benyttet den klassiske 2+1+1-løsningen, kan du jo bare la være å forlenge avtalen og kjøre en ny konkurranse for å få inn friskt blod.
Ser du at det kanskje kan være like innovativt og nytenkende å ikke velge DPS i noen tilfeller?
Nå har du ihvertfall valget.
