Vi er vanedyr, vi mennesker. Har vi først funnet en måte å gjøre noe på, forandrer vi oss ikke. Du har kanskje vært på konferanse en gang. Hvor går du når du kommer tilbake fra pausen? Jo, du går sannsynligvis tilbake til stolen du forlot, selv om det er hundre andre stoler der og ingen spesiell grunn til at du skulle sette deg akkurat der igjen. Du: et vanedyr.
Slik er det vel også med offentlige anskaffelser. Hvis man først har funnet noe som fungerer, vil man sjelden endre på det. Det gikk jo bra sist, så da bruker vi den samme malen på nytt, og på nytt.
Det kan jo være greit i noen sammenhenger, men av og til kan det være greit å stoppe opp og tenke seg om litt. Et eksempel er når du bruker DFØs maler for konkurransegrunnlag.
De er jo på mange måter en gave til folket, disse malene. De er laget med de beste hensikter og bidrar til bedre kvalitet i anskaffelsene, færre feil og mindre tidsbruk på unødvendig tenking. Vi trenger jo ikke finne opp hjulet på nytt hele tiden.
Men når man lager en mal, må man jo regne med at folk vil bruke den. Ukritisk. Spesielt på et punkt ser vi at det går galt, igjen og igjen.
Vi snakker selvsagt om kvalifikasjonskrav. DFØs mal lister pliktskyldig opp krav om skatteattest, tilfredsstillende økonomi… og erfaring. Allerede i den enkleste malen som gjelder fra 100.000 kroner og oppover, står følgende:
Beskrivelse av leverandørens inntil 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Leverandøren kan dokumentere erfaringen ved å vise til kompetanse til personell han råder over og kan benytte til dette oppdraget, selv om erfaringen er opparbeidet mens personellet har utført tjeneste for en annen leverandør.
For de som ikke har skjønt det, er det rett og slett et lite minefelt DFØ har lagt inn her. Dette ene avsnittet skaper utrolig mye trøbbel for de malen er ment å hjelpe.
For det som står i malen blir jo brukt, ikke sant?
Dermed tråkker stort og smått av offentlige oppdragsgivere rett ut i minefeltet og oppdager ikke problemet før det er for sent. Altså når klagen kommer.
Slik går det: Leverandørene leverer inn tilbudene sine, og du ser på referansene som er opplistet. De ser jo flotte ut. Du aner fred og ingen fare og tildeler kontrakt.
Så smeller det.
Leverandøren som ikke vant mener at leverandøren som vant ikke var kvalifisert. Så peker de på DFØs maltekst og ber deg som oppdragsgiver om å gå gjennom referanseoppdragene på nytt:
- Er det listet opp tre oppdrag?
- Er alle tre utført i løpet av de siste tre årene?
- Er det oppgitt verdi, tidspunkt og mottaker (med navn, epost og telefon) på alle tre?
- Er alle tre sammenlignbare/relevante?
- Hvis det benyttes underleverandører for å oppfylle kravet, foreligger det ESPD og forpliktelseserklæring fra hver bidige en av dem?
- Var forresten alt dette i orden før tilbudsfrist?
- osv…
Og du har altså tråkket feil i minefeltet. En av referanseprosjektene var visst fra 2019. Ett annet er det ikke oppgitt verdi og tidspunkt på. Det tredje kan det diskuteres om er relevant (ihvertfall mener leverandøren som ikke vant at det ikke er det). Til slutt innser du at leverandøren rett og slett ikke er kvalifisert og skulle vært avvist.
Hvem har skylda? Jo, dette er egentlig DFØs feil, siden de har lagt inn denne teksten som forslag. Når en mal inneholder et forslag, skal det mye til at det tas bort.
Men du kunne faktisk tatt det bort! Dette er ikke lovpålagt. Det eneste et slikt punkt bidrar til, er høyere prosessrisiko og mer tidsbruk for deg som oppdragsgiver. Det viser utallige saker i rettsapparatet og hos KOFA. Reglene rundt kvalifikasjonskrav er strenge, men de kan enkelt unngås ved å ikke oppstille kvalifikasjonskrav.
Vi kan jo kikke litt på KOFA-sak 2019/411. Her ser det ut til at oppdragsgiver har benyttet DFØs maltekst. De tildelte så kontrakt til en leverandør og den andre klaget. I premiss 36 og 37 diskuterer KOFA i detalj hvordan man burde vurdert vinners referanser og kommer til at leverandøren skulle vært avvist.
Game over.
Dette kunne veldig enkelt vært unngått ved å knytte kompetansevurderingen til et tildelingskriterie i stedet. Da kunne man i stedet vurdert sterke og svake sider ved tilbudt kompetanse. Der er reglene langt færre og mye enklere. Så lenge din vurdering ikke er urimelig, vilkårlig eller basert på feil fakta, blir det ikke game over.
Enkelt.
Denne, og en lang rekke andre tilsvarende saker, kunne rett og slett vært unngått bare ved å fjerne et avsnitt i en mal – eller i det minste skrive inn en liten advarsel i rødt.
Vil det skje? Den som anskaffer får se.
