Når du skal finne riktig terskelverdi, er det smart å stille spørsmålet «hva kan denne kontrakten være verdt for leverandøren som får den». Svaret gir deg riktig del av forskriften og oppskrift på hvordan anskaffelsen skal gjennomføres.
Men hva mer kan tallet brukes til? Vel, det er ihvertfall ubrukelig i den andre enden av anskaffelsesprosessen, som vi skal se.
Tenk deg at du gjennomfører en EØS-anskaffelse. Etter en stund tildeler du kontrakt, og i Doffin-skjemaet du må fylle ut, får du et artig tilleggsspørsmål: «angi kontraktens totalverdi (eks mva)».
Ja, hva skriver du egentlig? Skal du skrive inn tallet du opprinnelig brukte for å finne korrekt prosedyre for anskaffelsen?
Vi prøver. Tallet er 12,9 millioner NOK. Uten moms selvsagt.
Yes! 12.900.000,-
Leverandøren jubler. 12.9 millioner er jo bare helt vilt, og nå har han det svart på hvitt: du har skrevet på Doffin – i full offentlighet – at dette er totalverdien på kontrakten.
Eh… 2.150.000,-
Naturlig nok er dette totalverdien over de seks årene avtalen kan vare, men 2,15 MNOK i omsetning per år, er flott, det også.
Forresten er de siste fire årene selvsagt bare en opsjon, men leverandøren skal gjøre alt som står i sin makt for å få avtalen til å vare hele perioden ut.
Vel …1.400.000,-
Men så var det jo andre opsjoner også, da. Nå viser det seg at opsjonen på modul A ble skrinlagt, at opplæringsopsjonen var unødvendig og at det holdt med den enkleste implementeringsplanen, uten integrerte tredjepartsmoduler. Men pytt, 1,4 MNOK er kjempebra, det også.
Sukk… 900.000,-
Ja forresten inkluderte jo totalsummen også estimatene på timearbeider for senior- og juniorressurser. Et estimat alle var klar over at var litt høyt, og som jo bare var satt opp for å sammenligne tilbyderne.
Men, pyttsan, 0,9 MNOK er et flott tillegg til porteføljen.
Journalisten
I nabobygget sitter en journalist og hever øyenbrynene over at kommunens hjørnesteinsbedrift er tildelt en kontrakt på hele 12,9 MNOK. Han lurer på om han kan komme innom og filme champagne- og bløtekakefesten som han regner med at fremdeles pågår – selv om kunngjøringen av kontraktstildelingen bare såvidt ble kunngjort innen fristen på tre måneder. 12,9 MNOK er jo nok til å feste sammenhengende i 10 år for en bedrift med seks ansatte.
– hvabehager? var det bare ni hundre tusen? Hvor ble det av de andre tolv millionene, da?
Departementet
I Departementet heves det også på øyenbryn. Norsk offentlig sektor handler tilsynelatende for langt mer enn summen av budsjettene. Hvor kommer alle pengene fra? Har KS klart å grave en hemmelig juridisk tunnel rett inn i oljefondet? Etter et omfattende arbeid med å bearbeide statistikken og fordele på antall år, konstaterer de at det kunngjøres tildelinger for svimlende summer – som ikke passer inn i statsbudsjettet i det hele tatt…
Hva er det som skjer med landet?
Duste-feltet
Som innkjøper blir du etterhvert nedringt av både leverandører, journalister og departementsråder. Alle lurer på alle millionene.
– Men det er jo det duste-feltet på Doffin som er problemet, forsøker du deg.
– hvilket, eh «duste»-felt (departementsråden er ikke vant til så fargerikt språk)
– jo, der jeg må skrive inn totalverdien på Doffin. Hva skal jeg skrive, da?
Departementsråden ber noen masteroppgavestudenter og en jurist granske nærmere. De kommer tilbake med lengre rapporter og ukategoriske, men likevel klart teoretiske scenariosimuleringer som det tar litt for lang tid å gå inn på i inneværende stortingsperiode. I den grad man kan konkludere med noe, så er det at «feltet forutsetter en grundig realitetsvurdering», eller «det er en forutsetning for riktig feltbruk at kompetansen i…». Ja, du skjønner.
Tiden går, feltet består
Neste dag skal du tildele på nytt, og det samme Doffin-feltet lyser mot deg igjen. Tja, hva er totalverdien når du tildeler 18 kontrakter i tre soner og med seks kontrakter i hver gruppe?
Det er bare utarbeidet et estimat på samlet uttak, og det baserer seg på historiske tall – ikke på framtida. Skjebnens ironi vil ha det til at estimatet også denne gangen er 12,9 millioner kroner – ekskludert moms, selvsagt.
Felt-bonanza
Doffin ber det allernådigst om å oppgi alle leverandørene som er tildelt kontrakt, med navn, adresse, organisasjonsnummer, postnummer, poststed, NUTS-kode (nuts!) og internettadresse og – ikke minst – en artig liten vurdering av hvorvidt leverandøren er en SMB eller ikke. Jepp – alle 18 kontraktene skal oppgis, det skulle bli ca 162 opplysninger, det.
Eller vent litt – du må legge på en opplysning til: Du blir jo også spurt om verdien på kontrakten. 180 opplysninger, da.
Ja, hva gjør du nå?
Det totale estimatet er altså 12,9 millioner, men det er jo først når rammeavtalen avsluttes om 2, 3, 4, 5 eller 6 år at du virkelig vet hva du har brukt. Det kan jo hende du ikke har hatt behov for tjenesten i det hele tatt.
Men du kliner til og tenker 12,9 MNOK er sikkert greit.
700.000 på hver?
Så er jo spørsmålet om du skal fordele dette utover leverandørene, eller skrive samme beløp på alle? Det har vel formodningen mot seg at du har en kvart milliard å rutte med, så du deler heller opp beløpet på de 18 leverandørene. Da blir det demokratiske 700.000 på hver.
Men vent litt. Blir det riktig, da? Du vet jo ingenting om fordelingen mellom gruppene. Kan det være at den ikke er lik? Kanskje det vil bli brukt mer i gruppe 1 enn gruppe 3?
Før du rekker å tenke ut en passende (teoretisk) fordelingsnøkkel, kommer du også på at du – i din uendelige visdom – har valgt fossefallsmetoden for å avgjøre avrop mellom de seks leverandørene i hver gruppe. Da vil sannsynligvis nummer 1 sitte med mesteparten av oppdragene, og det blir kanskje mest riktig å dele de 12,9 millionene på den første leverandøren i hver av de tre gruppene, ikke på 18 kontrakter.
Men det går jo ikke i Doffin skjemaet. Samtidig med at du oppdager det, innser du også at muligheten for minikonkurranser også kan komme til å endre forholdet – kanskje mye, kanskje lite.
Du vet ikke. I sum er vel det hele problemet. Du vet hva du har kjøpt, men ikke hva du kommer til å kjøpe.
Likevel lyser det dustete feltet i Doffin mot deg. Du må skrive noe. Det er nedfelt i EØS-avtalen, og forventet av Departementet (og journalistene).
Så nå er du damned if you do, and damned if you don’t.
Nei, en kvart milliard!
Skriver du samme beløp på alle, blir den lille kommunen det den nye Klondyke. Tilsynelatende har du en kvart milliard (eks mva) å rutte med. Alle de 18 leverandørene etablerer umiddelbart egne avdelingskontor i bygda og sitter klare til å ta imot ordre.
Alternativt kan du dele beløpet på alle 18, hvorpå du sannsynligvis får sure telefoner fra de tre som er innstilt som nr. 1 i hver sin gruppe med spørsmål om hvordan i alle dager du har tenkt å tolke ordet «fossefallsmetoden», her hadde jo de gått bort og lært seg ABBAs «The winner takes it all» utenat.
Nei, da er vel det beste å dele beløpet på bare tre leverandører – hvorpå de andre 15 kommer med sure telefoner vedrørende din definisjon av ordet «minikonkurranse», og har heller pugget Pinks låt «What about us».
Ja, det kan for den saks skyld hende at de sure telefonene etterhvert kommer både herfra og derfra når du har kunngjort kontraktsverdier som (uansett hvordan du deler de opp) viser seg å være helt på jordet, fordi behovet for tjenesten ble helt anderledes enn du kunne forvente.
Den geniale løsningen
Til slutt kommer du frem til en glitrende løsning. I stille protest oppgir du kontraktsverdien til kr. 1. Skulle det virkelig inntreffe at de 18 leverandørene ikke får ett eneste oppdrag i hele rammeavtaleperioden, så har du alltids 18 kronestykker å avse.
Journalisten ringer selvsagt og lurer på hva slags fanteri kommunen har funnet på nå. Han kjøper forøvrig historien din om dustefeltet, og lager en fornøyelig sak med tittelen «Doffin: Shit inn, shit out».
Leverandørene ringer også, men blir beroliget når de skjønner at du egentlig bare prøver å fortelle dem at fortid er fortid og fremtid er fremtid. Alle skal få – hvis det er noe å gi, basert på kontraktens fordelingsnøkkel, selvsagt. Fair enough.
I Departementet heves øyebryn på nytt. Har de bare råd til å gi en krone til hver leverandør? Det gjøres klart for nye korona-pakker til næringslivet, da kommunen åpenbart ber leverandørene jobbe for knapper og glansbilder.
Og hos deg på innkjøp, inngår du kontrakter og begynner på det du egentlig bryr deg om: kontraktsoppfølgingen.
Been there, done that
Kjenner du deg igjen? Har du kunngjort en konkurranse over EØS på Doffin, har du garantert fått varsel om å si ifra om hvem som fikk kontrakten. Kanskje er det nettopp dette verdi-feltet som gjør at så mange oppdragsgivere velger å ignorere varslene, da de nødig vil sende idiotiske signaler til markedet og fore Departementet med ubrukelig statistikk. De har kanskje også hatt øye for både journalister og leverandørenes advokater, som begge flokker seg rundt tallene som haier. En sum på en krone er absurd nok til å ikke skape trøbbel hos noen av dem.
Men noen spesielt god indikator på offentlig pengebruk blir det jo ikke. Ja, det kan egentlig aldri bli det heller. Er det en ting som er sikkert, så er det at det er behovet og bestillingene som bestemmer verdien på kontrakten – ikke hva du tror på forhånd.
Kanskje tiden er moden for å skrape Doffin-feltet og hente økonomirapporteringen fra andre kilder i stedet?
Den som anskaffer får se.
