Hvor lenge varer en bærbar datamaskin? Skal den byttes ut etter to, tre eller seks år? Det korrekte svaret er veldig ofte fire år. Hvorfor det?
En typisk laptop som kjøpes idag, kan fremdeles virke om både ti og tyve år. Virke, altså. Om den kan brukes til noe, er en annen sak. Men er det virkelig nødvendig å bytte den ut etter bare fire år?
IT-innkjøpere får kritikk for nettopp dette i en artikkel i Computerworld. – Til tross for en økende bevissthet om bærekraftproblemer og et generelt ønske om å bruke enheter lenger, ser vi dessverre fortsatt at organisasjoner over hele Europa sitter fast i tankegangen om den fireårige teknologioppdateringen, sier en talsmann for Panasonic – som lager bærbare datamaskiner.
Leverandøren har produsert såkalte robuste laptoper i et kvart århundre, og det er nok sannsynlig at mange av disse modellene kan brukes i mye mer enn fire år, selv om de er ganske dyre også.
Ikke alle trenger en laptop du kan bruke i dusjen eller kjøre over med bilen, men selv betydelig rimeligere bærbare PCer kan typisk vare mer enn fire år, selv om du altså ikke kan dusje med dem. Så hvorfor dukker tallet fire opp?
Wait for it…
Ja, du gjettet riktig: det er selvsagt på grunn av regelverket for offentlige anskaffelser.
Over hele Europa har vi samme regelverk, og hovedregelen er at rammeavtaler skal vare i fire år. Dermed blir det ofte til at laptopleverandøren byttes ut hvert fjerde år. At man bytter leverandør er selvsagt ikke ensbetydende med at alle laptopene må byttes ut, men hva skal man med en ny avtale hvis den ikke skal brukes – noen prøver jo til og med å skvise to større kjøp inn på én fireårsperiode. Det er jo også det evige spørsmålet om suppleringskjøp, deler, service, support osv. Fire års varighet har blitt et slags mantra som gjennomsyrer måten man tenker på.
Slik ser regelen ut i den norske oversettelsen:
«Oppdragsgiveren kan ikke inngå rammeavtaler for mer enn fire år, med mindre det foreligger særlige forhold, for eksempel knyttet til avtalens formål, investeringskostnader eller brukerens behov.»
Altså: fire år, med mindre du kan argumentere for en lengre periode.
Særlig risikable forhold
Så hva er disse «særlige forholdene»? Vel, det er opp til deg som innkjøper å bestemme. Problemet er gjerne at advokaten til leverandøren som ikke vant anbudet kan prøve å plukke de særlige forholdene dine i småbiter for å forsøke å velte konkurransen. Mange tør derfor rett og slett ikke bruke unntaket fordi prosessrisikoen blir for stor.
Dette med særlige forhold er ikke enkelt. KOFA sier blant annet at «hensynet til konkurransesituasjonen i markedet taler for at unntaket tolkes snevert». Dermed må du altså ikke bare argumentere, men argumentere godt.
Men hvis du klarer det, kan organisasjonen din spare både penger og miljø – tenk om du klarer å få de bærbare maskinene til å vare bare ett år mer i snitt?
Om fire år er allting nytt
En annen varetype som også rammes av fireårsgrensen, er multifunksjonsmaskiner. De varer helt klart i mer enn fire år, men det blir ofte kluss i overgangen når man plutselig sitter der med en «hale» av gamle maskiner fra en annen leverandør. En måte å løse dette på har typisk vært å tenke utskrift som en tjeneste, altså at du kjøper tjenesten å kunne skrive ut, mer enn maskinen som gjør jobben. Da har det ikke lenger noe å si for deg hvilken maskin som står på kopirommet, og du betaler bare for å bruke den. I noen tilfeller kan dette gi nytt eller forlenget liv til eldre maskiner, til glede for både lommebok og miljø.
Dessuten, i det øyeblikket du forlater tradisjonelle varekjøp og går over til en tjenesteleveranse, er det ikke lenger like relevant å se på rammeavtalens fireårsgrense. Da kan du heller vurdere om dette kan være en tidsubegrenset tjenestekontrakt. Les mer om dette i denne artikkelen.
Laptopen din… som en tjeneste?
Kanskje du kan tenke sånn om bærbare datamaskiner også? En slags personlig datakraft levert som en tjeneste? Kanskje det er veien å gå for å komme rundt den litt håpløse regelen om at alle rammeavtaleleverandører (av prosesssrisikoårsaker) må byttes ut etter fire år? Konseptet eksisterer allerede og kalles PC as a service (PCaaS) eller Device as a service (DaaS). Dette er foreløpig litt nytt her på berget, men et par leverandører kan tilby det. En slik avtale ville regnes som en løpende tjenesteavtale, og ville dermed ikke være omfattet av fireårsregelen. Og vipps: Laptopen «din» kan nå vare så lenge det er hensiktsmessig.
Så kanskje en litt dum og gammeldags maksimumsregel om fire år indirekte er med på å skape litt innovasjon likevel?
Den som anskaffer får se.
