Kommunikasjon er en rar greie. Vi kan kommunisere med hverandre ved å bruke alt fra røyksignaler, morsekode og kroppsmimikk, til mer verbale løsninger sånn som et språk – for eksempel norsk.
På norsk kan du si «Gi meg fjernkontrollen» til partneren din, og hun vil sannsynligvis skjønne hva du mener. Hun vil kanskje også gi deg fjernkontrollen.
Noen ganger kan det likevel være nyttig å pakke inn budskapet i noen passende høflighetsfraser. Andre ganger kan det være behov for å være mer presis, siden partneren din har hele fire fjernkontroller å velge mellom. Klarer hun å forstå hvilken du faktisk mener utfra konteksten?
Så kommunikasjon handler blant annet om å bruke omforente og fremforhandlede fraser på en slik måte at et behov blir både respektert og forstått av den som (kanskje) skal dekke det.
Kommunikasjon handler altså mye om å se an mottageren.
Over til innkjøp
Som innkjøper har du antageligvis spurt deg selv opp til flere ganger om du egentlig ser an mottageren.
Gjør du det, når du skriver at «Oppdragsgiver har vurdert tilbyders forbehold om reiseutgifter til å være et ikke-uvesentlig avvik som gir en rett til å avvise tilbudet, jf. §9001-33, og KOFA-sak 2021/11. Oppdragsgiver benytter seg følgelig av denne retten, og ser frem til å motta tilbud fra tilbyder ved en senere anledning.»
Er dette en riktig og fornuftig bruk av omforente og fremforhandlede fraser som på en hensiktsmessig måte beskriver ditt behov for å kaste leverandøren på dør? Hjelper det egentlig å strø om seg med paragrafer og veiledende avgjørelser?
Blir det kanskje litt for dumt å snakke rundt grøten og omtale seg selv i tredjeperson?
Jeg: en tredjeperson
La oss begynne med det siste. Det er en underlig sedvane innenfor anskaffelsesfeltet at man ofte omtaler seg selv i tredjeperson.
Når avsender helt åpenbart er Statens direktorat for vurdering av espressobønnemørkhetsgrad, hva er da vitsen med å henge fast ved begrepet «Oppdragsgiver» i all etterfølgende korrespondanse?
Hva er galt med «Vi»? Er det ikke åpenbart utfra konteksten hvem «Vi» er i dette tilfellet? «Vi» er jo åpenbart direktoratet som nå er opprettet for å sikre at vi ikke får flere kaffebønneskandaler.
Men fra spøk til sprettert: «Vi kan tilby dere«, skriver leverandøren. De skriver jo ikke «Tilbyder kan tilby Oppdragsgiver».
Vi: en oppdragsgiver
Kanskje tiden er moden for å ta steget «ned» og gjøre det samme tilbake?
La oss prøve:
«Takk for tilbudet. Vi har valgt å avvise det. Det er fordi dere tar ekstra betalt for reiser. Det gjør ikke de andre, og vi har dessuten sagt at alle reiser skal være inkludert. Vi ser fram til å motta tilbud fra dere en annen gang.»
Er det enklere? Helt klart. Lettere å forstå for folk flest? Absolutt.
Men provoserer det mindre å skrive det slik? Tja.
Budskapet er jo det samme. Selv om du nå sier det på en enklere måte, har du jo fremdeles kastet leverandøren på dør. Samtidig er du nå klar og tydelig i formen, og du gir mer inntrykk av å være på samme nivå som leverandøren, i stedet for å pakke deg inn i fraser som forsøker å heve deg opp i en annen sfære.
De fleste vil nok reagere positivt på vi-tilnærmingen. Vi er jo alle i samme båt – både skattebetalerne og de som bruker skattepengene.
Skal vi velge et enkelt ord for å beskrive forskjellen på de to avvisningstekstene, så kan vi jo si at den siste er mer klarspråklig.
Klarspråk
Klarspråk er i vinden som aldri før. Selv om språket vårt har egnet seg for klarspråk i generasjoner, er det lite fokus på klarspråk innenfor anskaffelsesfeltet. Det burde det være. Anskaffelser angår mange, og det er liten vits i å lulle seg inn i sfærer, tredjepersoner og spesialuttrykk når den jevne leverandør som regel bare ønsker seg en enkel og forståelig tekst som de kan basere tilbudet sitt på – eller en klar og forståelig forklaring på hvorfor de ikke vant.
I 2022 er også språkloven endret. Nå er det ikke lenger lov å være uklar i språket, og loven slår nå også fast at «viktige lovtekster som angår mange, bør ha en språklig form som gjør dem lette å forstå».
Artig. Da kan man jo lure på om eksempelvis anskaffelsesforskriftens §24-3(1) i seg selv utgjør et lovbrudd:
«Ved vurderingen av om en leverandør skal avvises etter § 24-2 annet ledd, skal oppdragsgiveren sidestille feil eller overtredelser begått av en person i leverandørens administrasjons-, ledelses- eller kontrollorgan, eller som har kompetanse til å representere, kontrollere eller treffe beslutninger i slike organer, med feil eller overtredelser begått av leverandøren selv».
Klarer du å skjønne man egentlig har ment her, sånn på stående fot? Tror du leverandørene gjør det?
Men språkloven gjelder videre enn bare andre lover og forskrifter. Den gjelder alt det offentlige foretar seg. Herunder eksempelvis de konkurransegrunnlag, begrunnelser, avvisnings- og avlysningstekster det offentlige måtte sende ut.
Loven er klar
Det er nok her jobben ligger. Språklovens §9 sier at offentlige organ skal kommunisere på et språk som er klart, korrekt og tilpasset målgruppen.
Da holder det kanskje ikke lenger med «Oppdragsgiver har ved en inkurie angitt en feilaktig mengdeangivelse for prisskjemaets linje 1258. Det riktige skal være 18 sauer, ikke 182 sauer. Tilbydere bes hensynta endringen».
Kanskje det blir bedre med: «Det ble visst for mange sauer i linje 1258. Det riktige skal være 18, ikke 182. Vi beklager feilen».
Kan en advokat ta deg på noe her, som han ikke også kunne tatt deg på i den uklarspråklige versjonen? Neppe. Vurderingen av om å gå fra 182 til 18 sauer utgjør en vesentlig endring eller ikke, blir jo akkurat den samme om den er innpakket i inkurier eller forsøkt spøkt bort som en artighet.
Vi kan jo også se litt på konkurransegrunnlagene våre.
Det blir kanskje også litt vel uklart når man i et konkurransegrunnlag ber om at «Tilbudet, i form av utfylte vedlegg i tråd med disposisjonen i punkt 3.2, skal leveres i KGV med de digitale krav og vedlegg som finnes i konkurransegrunnlaget etter innlogging»
Og, nei, dette siste sitatet er ikke oppkonstruert. Det er hentet fra en årsfersk kunngjøring (som skal få lov til å forbli anonym).
Nyttårsforsett
Vi står altså ovenfor en skikkelig ryddejobb fremover, men det er dårlig med ris bak speilet. Uten sanksjonsmuligheter i språkloven, spørs det om det vil skje så mye med det første. Gammel (oppdragsgiver)vane er som kjent vond å vende.
Men noen nyttårsforsetter kan vi jo lage oss? Hva med å ønske hverandre et litt mer klarspråklig 2022?
Om vi ikke får ris for å la være, så får vi kanskje litt ros for å gjøre det?
