Det er sjelden smart å skyve problemene foran seg – også når det gjelder innkjøp.
Vi skal til vestlandet, der en oppdragsgiver var sent ute med å kunngjøre en konkurranse. Ja, de var faktisk nesten et år forsinket.
Årsaken til forsinkelsen var en uoverensstemmelse med Datatilsynet knyttet til en databehandleravtale. Siden Datatilsynet gikk så langt som til å sende en melding om irettesettelse, ville oppdragsgiveren avvente utlysning til saken var løst.
De ventet og ventet.
Etter å ha purret gjentatte ganger, ga man til slutt opp og sendte anbudet til kunngjøring, nesten ett år på overtid. I dokumentene hadde man tatt med et forbehold knyttet til denne irettesettelsen.
Har toget gått, så har det gått
Men, det spiller liten rolle hvor fort man kjører til togstasjonen hvis toget allerede har gått.
Mens man ventet på svar fra Datatilsynet, spiste man av tiden fra dagens avtale gikk ut og frem til den nye avtalen måtte være på plass. Når man endelig var klar til tildeling, var det bare knappe tre måneder igjen til den nye avtalen skulle begynne å gjelde.
Og dette var ingen småavtale – vi snakker om over 1.000 enheter og 20.000 brukere som skulle få varer fra en ny leverandør. En nærmest umulig oppgave å sette seg inn i på så kort tid – for andre enn leverandøren som allerede hadde kontrakten. Den nye leverandøren måtte jo ansette flere folk, for eksempel.
Så var det da også bare leverandøren som allerede hadde kontrakten som innga tilbud. En annen leverandør avsto og klaget så til KOFA.
Fingerpeke-leken
Det er lett å peke fingre her. Datatilsynet burde skjønt at saken krevde prioritering. Dagens leverandør kunne kanskje vært noe mer fleksibel på å forlenge den. Leverandøren som klaget, burde skjønt at situasjonen var spesiell.
Men det er nok enklest å peke på oppdragsgiveren. Her ventet man nesten ett år på et vedtak som kunne vært løst med et forbehold i konkurransegrunnlaget.
Det var også det KOFA kom fram til, og det kan vi kanskje alle lære noe av.
Noe å lære
Neste gang vi venter på budsjettavklaringer, godkjenninger eller sendrektige offentlige organ som skal mene noe, hva med å skjære igjennom ved å ta et forbehold om finansiering, godkjenning, innstilling eller hva det måtte være?
Av og til kan det rett og slett være lurt å spare ventingen til slutt.
