Nå forsvinner EUs ESPD-tjeneste

18. april stenges EUs ESPD-tjeneste. Fra denne datoen er vi prisgitt KGV-leverandørene for at leverandører og underleverandører skal kunne levere ESPD-skjema.

Du har muligens registrert at vi ikke er overvettes begeistret for ESPD-skjemaet. Vi synes det er tungvint, dårlig implementert og …ja, unødvendig, rett og slett.

Vi bruker det selvsagt når vi må – altså i anskaffelser etter klassisk forskrift Del III og i forsyningsforskriftens Del II, og vi føler til tider at skjemaet har blitt et like stort hinder for leverandørene som det “skjemaveldet” det var ment å erstatte.

Vi mener skjemaveldet kunne vært fjernet på andre måter – eksempelvis ved at innkjøpere over hele Europa tok til fornuften og behersket seg når det gjaldt antall kvalifikasjonskrav. Men i stedet endte vi altså opp med et ganske meningsløst og rimelig lite brukervennlig skjema.

Moralen? Be careful what you wish for…

Men tilbake til virkeligheten, altså at vi må forholde oss til dette skjemaet. Vi ser at det skaper størst utfordringer for de mindre leverandørene, de som støtter seg til underleverandører og kanskje ikke leverer så mange tilbud hvert år. Ja, for disse kan man faktisk tenke seg at det er konkurransehemmende.

Det er ganske trist.

For hovedleverandøren, altså den som skal levere tilbudet, er det et overkommelig problem, for de kan forholde seg til KGV-leverandørenes dynamiske og strukturerte dokumenter. Da blir det stort sett bare et spørsmål om å klikke ja og nei på riktig sted og trykke “neste”. I den grad utfyllingen skaper problemer for hovedleverandøren, så er det kanskje mest fordi man ikke forstår bakgrunnen, hensikten, omfanget og nytten. Kanskje man også blir litt satt ut av å måtte svare på spørsmål om terrorfinansiering og barnearbeid. Hva er det kommunen tror om meg, liksom?

Men så kommer vi til de mindre intuitive egenskapene ved skjemaet.

For det første er det et krav at skjemaet skal fylles ut elektronisk. Det har leverandørene vanskelig for å forstå. Hva? Vil de ikke ha det på papir med stempel og underskrift?

Man kan saktens spørre seg hvorfor dette er et krav i det hele tatt. Man burde jo tenke at et skjema som lar seg fylle ut elektronisk normalt vil bli det – rett og slett fordi det er enklere. Ved å gjøre elektronisk utfylling til et krav og ikke bare et valg, har de lovgivende myndighetene snarere skapt mere støy – for hva skal man da gjøre med de som misforstår og leverer en utskrift på PDF i stedet?

Men så kommer vi til det stedet hvor ESPD svir mest – det er hos underleverandørene.

Tidligere var vi vant med at underleverandører leverte forpliktelseserklæring, og rettsaker og KOFA-avgjørelser gikk på om de hadde klart det eller ikke. Fra 2017 har dette fått en helt ny dimensjon – nå må nemlig underleverandører også levere ESPD-skjema – og skatteattest – og forpliktelseserklæring. Det ble altså straks mindre greit å være underleverandør.

Det er her vi ser de største utfordringene med ESPD, og de kan plasseres i følgende kategorier:

  • Underleverandører som ikke forstår at de må levere ESPD
  • Hovedleverandører som ikke forstår at de må si til underleverandørene sine at de må levere ESPD
  • Under/hovedleverandører som fortrenger kravet og tror at “dette skjemaveldet kan da umulig gjelde meg”
  • Underleverandører som har prøvd og prøvd og gitt opp å skjønne hvordan dette fungerer
  • Underleverandører som misforstår og skriver ut skjemaet på papir og fyller det ut for hånd (eller finner dette skjemaet hos DIFI, som de jo ikke kan bruke)
  • Hovedleverandører som glemmer å legge ved dokumentasjonen som underleverandørene deres har brukt blod, svette og tårer på å produsere.

Ja, vi kan slenge på et par dimensjoner til også:

  • Oppdragsgivere som har glemt å legge til rette for at underleverandører kan levere ESPD
  • Oppdragsgivere som gir forvirrende/mostridende svar om hva man skal/ikke skal gjøre med ESPD
  • Oppdragsgivere som glemmer å “luke” i kvalifikasjonskravene i ESPD-skjemaet, og ber alle leverandører bekrefte at de oppfyller hele smørbrødlista

Sa du forenkling?

Hvis du følger oppdragsgivers og DIFIs oppskrifter til punkt og prikke, så vil du sannsynligvis både forstå og mestre dette. Da er det kanskje ikke så vanskelig – det kan hende det blir mer meningsløst, men det er ikke veldig vanskelig for de som kan. Men hvem har tid til det? Er det riktig at et lite entreprenørfirma skal bruke et par timer på “skolebenken” for å forstå noe de ikke får bruk for igjen før om fire år? Hadde det ikke vært bedre om de brukte den tiden på… vel… hva som helst annet, egentlig?

I starten hadde ikke KGV-løsningene noen gode løsninger for å ivareta ESPD for underleverandører. Man var dermed prisgitt EUs ESPD-tjeneste. Det involverte kunnskap om XML-filer, opplasting, nedlasting og andre øvelser som normalt ikke er kjernekompetanse hos underleverandører flest.

Etterhvert kom muligheten for at hovedleverandøren kunne invitere underleverandøren inn i KGV-løsningen for å fylle ut skjemaet der inne i stedet. Det er kanskje bedre, men neppe ideelt – hovedleverandøren må både a) forstå at han må invitere b) forstå hva det innebærer c) finne ut hvem hos underleverandøren han skal invitere d) skjønne hva han gjør med resultatet han får tilbake. I tillegg må han kanskje også involveres i den pedagogiske øvelsen knyttet til å få underleverandøren til å forstå hvorfor alt dette må skje – og at det må skje nå, fordi tilbudsfristen er i morgen. Det er jo fint at hoved- og underleverandører snakker godt sammen om samarbeidet de er i ferd med å tilby – men er det her de bør ha fokus? Hvem vet, kanskje ESPD rett og slett har bidratt til å stoppe et samarbeid eller to? Det hadde i så fall vært utrolig trist.

Vi har observert at EUs ESPD-tjeneste har vært en fin sikkerhetsventil å ha i slike tilfeller – der kunne faktisk underleverandøren klare seg alene – alt han trengte var den smått kryptiske ESPD-request.XML-fila, og den kunne han finne selv via Doffin, hvis hovedleverandøren ikke skjønte hva det var for noe.

Men etter 18. april vil underleverandører være helt prisgitt hovedleverandørens ESPD-kompetanse.

Hvem de nå enn er, så velger de lovgivende myndighetene nå i sin uendelige visdom å stenge denne tjenesten – denne sikkerhetsventilen. Vi får anta at den stenges av byråkrater langt, langt inne i skjemaveldet et sted i Brussel. Tilgi dem, for de vet ikke hva de gjør.

Kunne vi fått til noen forenklinger av skjemaet, kanskje?

Vi tror det. Her er noen enkle forslag:

  • gjør det til en rett og ikke en plikt å fylle ut skjemaet elektronisk. Dette skaper en sikkerhetsventil for de som ikke “er så gode på data”.
  • Slå sammen alle spørsmålene i ett spørsmål, slik at du kan svare ja på at du kan svare “riktig” på alle spørsmålene, slik det er gjort for kvalifikasjonskrav. Svarer du nei, kan du velge hva du må forklare nærmere (ærlig talt: hvem er det som virkelig tror at det har en oppdragende/pedagogisk/juridisk effekt at man må svare ja/nei på hvert enkelt spørsmål?)
  • Start arbeidet med å gi oss brukerne noen reelle nytteverdier av å bruke skjemaet – integrer det mot noen databaser slik at det leverandørene skriver faktisk kan brukes til noe.

Vil noe skje? Den som anskaffer får se.