Hvor kort er for langt?

Det pågår en evig drakamp mellom oppdragsgivere som vil ha sammenlignbare tilbud, og leverandører som vil skille seg ut.

En gang i tiden var alle innkjøpere uerfarne, og ba om tilbud uten å si noe om hvordan tilbudet skulle utformes. Så druknet de i hundrevis av sider med delvis meningsløse, halvveis vidløftige, litt irrelevante og smått selvmotsigende tekster og vedlegg som gjorde evalueringsjobben til et maratonlignende mareritt – eller marerittlignende maraton.

Vi sier hei til tilbudsmalen

Dermed begynte man sakte men sikkert å etablere tilbudsmaler der leverandørene skulle disponere sine svar på en mer likebehandlende, forutberegnelig og forholdsmessig måte.

Men veien til helvete er som kjent brolagt med gode intensjoner. Leverandøren som ville stikke seg ut, valgte selvsagt å vise til vedlegg i tillegg til teksten i de tilmålte svarboksene, og så var man like langt.

Men så var det vedleggene, da

Dermed måtte man inn og regulere adgangen til å legge ved vedlegg for å få leverandørene til å svare spisset og konkret i stedet for diffust og generelt – og kanskje også hindre de i å vedlegge seg selv inn i en avvisning ved uforvarende å legge ved sine egne standardbetingelser eller avtalevilkår.

Men så var det dette med de brolagte intensjonene igjen, da. Leverandøren som vil stikke seg ut, velger jo nå i stedet å svare vidløftig. De vil jo ha fram alle poengene om sin fortreffelighet – ikke bare de poengene oppdragsgiver konkret har bedt de beskrive.

Da går vinninga fort opp i spinninga igjen, og innkjøperne ber leverandørene i stedet svare kort – gjerne med en maksbegrensning på antall sider.

Kort – en tekstodyssè

Men hva er kort? Hvilken linjeavstand, margbredde og skriftstørrelse gjør en beskrivelse kort? Og hva betyr maks? Skal man ignorere teksten som overstiger maks, skal man avvise, trekke eller bare synse litt rundt grøten? Ja, og hvilken del av den alt for lange teksten har man egentlig lov til å hensynta? Er det starten, slutten, eller bare sammendraget?

Kort sagt: hvor mye mer enn maks to sider, gitt riktig tolkning av linjeavstand, fontstørrelse, tegnavstand og marg og krussedullbruk er for mye?

Dermed er status quo at innkjøpere idag ber om korte besvarelser, men ikke nødvendigvis forvirrer leverandørene med mer eller mindre helhjertede forsøk på å definere hva en eller flere A4-sider er for noe.

Så her står vi: kort men konsis, fyldig, men ikke for lang, to the point men ikke svevende, forpliktende og grundig men ikke vidløftig.

Enkelt sagt: svar på oppgaven, slik at innkjøperen skjønner hva du tilbyr og kan sammenligne ditt tilbud med tilbudet fra konkurrenten – helst uten å engasjere fire litteraturkritikere, to arkivarer og en bataljon jurister på fulltid frem til jul.

Slik har man snodd seg frem fra KOFA-sak til KOFA-sak der henholdsvis leverandør og oppdragsgiver har fått på pukkelen for for lange, korte, vidløftige, eller sideoverskridende tilbud.

Idag står slaget om hvor langt som er kort.

Så kom «kort» til kort

I KOFA-sak 2021/146 ba oppdragsgiver om «korte» redegjørelser. Når tildelingens time kom, mente forøvrig en forbigått leverandør at vinners besvarels ikke var kort.

Den forbigåtte leverandøren lister opp en lang rekke løsninger på hvordan oppdragsgiver kunne rette opp dette – for eksempel ved å avvise vinner fordi svarene hans ikke var korte.

Oppdragsgiver på sin side peker på at ordet «kort» bare sto der for å unngå at svarene ble for vidløftige.

KOFA vil ikke være med på leverandørens argumenter, og konkluderer med at oppdragsgiver ikke har gjort noe feil.

For de som strever etter tilbud det er mulig å likebehandle på en både etterprøvbar og – ikke minst – forholdsmessig måte, blir det en seier for fornuften.

Kimen til konflikten ligger i ordet – kort

Samtidig er det ganske lett å se hva som startet hele konflikten i utgangspunktet.

Svaret ligger i begrunnelsene. Leverandøren som klaget, fikk nemlig beskjed om svaret deres var «kanskje litt kort».

Da er det kanskje ikke så rart at det koker over – var det ikke akkurat det oppdragsgiver hadde bedt leverandørene om å gjøre da? Svare kort?

KOFA mener ordet må sees i sammenheng med resten av begrunnelsen, men det stikker ut som en helligdag i oktober likevel.

Så moralen? Det ligger gode intensjoner bak en anmodning om å skrive «kort», men da er det kanskje ikke så smart å bruke akkurat samme ord til å påpeke svakheter i tilbudet.

Og hva blir det neste nå som man har kranglet seg frem til en farbar juridisk sti mellom tilmålt, kort, maks og presist?

Den som anskaffer får se, kort og godt.