Når du skal anskaffe massevis av varer, hvor enkelt er det å anonymisere varelista – og gjør du egentlig bare vondt verre?
Den klassiske anskaffelsen for folk flest er blyanter og binderser. Lett harselerende blir offentlige innkjøpere av og til redusert til meningsløse paragrafryttere som skal frata de ansatte muligheten til å velge hvilken binders de liker best. Julebord er høytid for slik sjikane. Er du heldig, har sidemannen din ved middagsbordet aldri hørt om viskelærsentralen. Med litt kløkt kan du snu samtalen ved å nevne alle de hundrevis av milliardene du og dine innkjøpskolleger kommer til å bestemme over fram til neste julebord. Hvis det ikke virker, er det jo bare å bytte tema – til strømpriser, for eksempel.
Men faktum gjenstår. Du er også ansvarlig for blyanter og binderser, og all annen rekvisita som virksomheten din bruker i større eller mindre grad. Viskelær, engangshansker, tørkepapir og multivitamintabletter.
Slike anskaffelser har en del til felles. De inneholder som regel frustrerende mange enkeltlinjer, og mer enn noe annet: de er et sant mareritt å anonymisere.
Siden slike leveranser som regel regnes som rammeavtaler, sier forskriften at de bare kan vare i 48 måneder. Dermed er det fram med regnearkene hvert fjerde år, og innhente statistikk, finne volumproduktene og sette igang med å anonymisere – igjen.
Er det snakk om rekvisita, fylles som regel toppen av regnearket med det vi bruker mest: papir. Papir til toaletter kommer i flere lag og forskjellig mykhet, og med forskjellige lengder på rull eller i pakke.
Så, hva blir årets topprodukt? Tørkepapir til håndtørk, kanskje? Skal det i så fall være 1, 2 eller 3-lags? Hva med mykhet og pakningsstørrelse?
Det er nå det er utrolig fristende å skrive at det mest kjøpte produktet fra forrige avtaleperiode var TörkaXL-hypersoft.
Men det kan du jo ikke. Dette er jo et merkenavn, og da kommer du jo i konflikt med forskriftens §15-1(4) der det står at du ikke kan «vise til bestemte fabrikater, prosesser, varemerker, patenter eller typer eller til en bestemt opprinnelse eller produksjon som fører til at visse leverandører eller produkter favoriseres eller utelukkes». Det var dette som gikk galt i KOFA-sak 2012/73, der oppdragsgiveren uforvarende gikk ut og ba om tilbud på SmartBoard, uten å helt tenke over at dette bare er én av mange leverandører av interaktive tavler.
Heldigvis legger forskriften til at du likevel kan gjøre det hvis «det er nødvendig ut fra anskaffelsens formål, eller […] det ikke er mulig for oppdragsgiveren å beskrive anskaffelsen tilstrekkelig presist og forståelig etter tredje ledd. Henvisningen skal følges av uttrykket «eller tilsvarende».
OK. Flott, så da er det jo bare å skrive «TörkaXL-hypersoft eller tilsvarende», da? Alle som leverer slik rekvisita kjenner jo produktene til TörkaXL!
Tja. Det bli i så fall et ganske komisk regneark hvis alle de 250 varelinjene skal etterfølges av «eller tilsvarende». Det kan jo også hende at noen vil mene at du uthuler bestemmelsen. Hensikten er jo å unngå at leverandører eller produkter utelukkes eller favoriseres.
Javel. Så da må man vel heller prøve seg med «mykt håndtørkepapir», da?
Kanskje det, men hva med formatet? Er det på rull eller er det brettet? Ett- eller flerlags? Folka på sykehjemmet ville jo fått anfall hvis man plutselig gikk fra dispenser til rull (eller motsatt).
OK, vi prøver igjen: «mykt håndtørkepapir brettet, for dispenser i format ca 25×32, med omtrent 3 lag».
Var det bedre? Det er mulig det er bedre for juristene, men det er neppe en forbedring for leverandørene. Hva i alle dager betyr dette? En leverandør ville vel heller sett at det sto «TörkaXL-hypersoft» – for det kan han jo faktisk finne på nettet, og deretter plukke sitt tilsvarende produkt.
I tillegg kommer all tiden du har brukt på å anonymisere 250 produkter. Hva med «Tøymykner, lettparfymert med duft av frukt, 5l»? Ville det ikke vært lettere for alle om det bare sto «TörkaXL-ÄplonFräsh, 5l».
Faren er jo at TörkaXL blir favorisert, eller at konkurrentene føler seg utelukket. For leverandørene vil jo det enkleste være å bare tilby akkurat dette produktet fra TörkaXL – hvis du er grossist for denne leverandøren, vel å merke.
Men hvis du ikke er det, har du garantert et produkt som passer rett inn som en erstatning. Dette er jo sånn både kontor-, renholds-, og medisinleverandørene har operert i evigheter. Det kalles vel synonymprodukter.
Så hva er verst og hva er best?
Sannsynligvis er det bedre å presentere konkurrentene for en oversikt over hva du faktisk har kjøpt, snarere enn å forsøke å lage din egen (anonymiserte) tolkning av virkeligheten. Det bringer deg på kanten av regelverket, men gir deg samtidig bedre tilbud å sammenligne med. Hvem vet? Kanskje leverandøren av TörkaXL nettopp har blitt grossist for finske Kuivuus, som har mye bedre priser på tørkepapir?
Vi kan jo ta en titt på KOFA-sak 2015/154. Dette var en sammenlignbar situasjon der en kommune hadde latt være å legge til «eller tilsvarende» i et dokumentasjonskrav. Dermed mente leverandøren som ikke vant konkurransen at konkurransen skulle vært avlyst. Men KOFA var ikke enig i det. KOFA viser til setningen som krever at man skal legge til «eller tilsvarende» og skriver at selv om ordlyden «isolert sett kan tale for at enhver henvisning som er gjort i henhold til denne bestemmelsen skal ledsages av uttrykket «eller tilsvarende», kan det etter klagenemndas oppfatning stilles spørsmål ved om dette må forstås slik». De viser til at det er en lang rekke forhold som omtales i paragrafen og konkluderer med at det «ikke alltid er hensiktsmessig eller mulig å kreve at alle de her nevnte henvisninger skal ledsages av dette uttrykket. «
Eller sagt litt enklere: bruk sunn fornuft: selvfølgelig er det greit å levere noe annet enn det som er beskrevet, så lenge det er tilsvarende.
I saken sier KOFA pliktskyldig, om enn noe omstendelig, at kommunen hadde brutt forskriften, men at bruddet ikke hadde noen betydning.
Så da gjenstår det å se om du tør å la anonymiseringen ligge i neste konkurranse.
Den som anskaffer får se.
