Hva er egentlig et tildelingskriterie?

Noen ganger kan det være smart å stille de enkle spørsmålene. Så hva er egentlig et tildelingskriterie?

Tenk deg at du ber en leverandør om tilbud. Forutsatt at du har god oversikt over behovet, så tar det ikke så lang tid for deg å skjønne om tilbudet er noe bra eller ikke. Ja, du kan jo til og med spørre leverandøren om han kan forbedre det litt, fordi du ser et forbedringspotensiale. Dere blir nok enige.

Tenk deg nå at du har bedt TO leverandører om tilbud. Prosessen som foregår inni hodet ditt, og eventuelt leverandørdialogen, blir nå straks mer komplisert. Du har nå flere ting å tenke på:

• Du må sammenligne tilbudene for å finne det som passer best
• Du må håndtere dialog med to leverandører
• Leverandøren som ikke får kontrakten, må forstå hvorfor han ikke fikk den
• Du er kanskje underlagt et regelverk som forbyr deg å forhandle
• Advokater, revisorer og journalister lurer i buskene og er klare til å ta deg hvis du forskjellsbehandler, gjør noe uventet, eller ikke er i stand til å gjøre rede for valget i etterkant (dette står i anskaffelseslovens §4, med de velkjente ordene likebehandling, forutberegnelighet og etterprøvbarhet)

Det er her behovet for tildelingskriterier oppstår. På en eller annen måte må du si noe om hva du er opptatt av, og hvordan de som har gitt tilbud oppfyller dette. Ja, skulle de forbedre tilbudene sine underveis, så vil det jo være besvarelsene på tildelingskriteriene de forbedrer. Når du til slutt bestemmer deg for hvem som skal få kontrakten, er det tildelingskriteriene du baserer begrunnelsen på.

På denne måten oppfyller du kravene til forutberegnelighet (leverandørene skjønner hva de må legge vekt på), likebehandling (de sammenlignes på like momenter) og etterprøvbarhet (du kan vise til hvem som svarte best).

Enkelt, hva?

Ikke veldig. For det første er reglene for tildelingskriterier mange og til dels vage. For det andre er angrepene fra såvel advokater, journalister, revisorer og andre, mange og innfløkte.

For det tredje finnes det mange leire med innbyrdes utelukkende tilnærming til hvordan tildelingskriterene skal utformes og – ikke minst – evalueres. Du har kanskje hørt om de mer åpenbare forskjellene: forholdsmessig, lineær, omregning til prispoeng osv. Hvis du vil bli skikkelig sjøsyk, kan du lese denne artikkelen. Metodene er mange, og kan gi deg helt forskjellige vinnere. Hvordan i alle dager kan noe slikt være forutberegnelig, spør du kanskje. Svaret er at det i mange tilfeller ikke er det. Flere KOFA-avgjørelser går nettopp på dette, altså at metodevalget var (eller ble) feil.

Men hvis du er flink til å sette opp et fornuftig system og – ikke minst – beskrive det i konkurransegrunnlaget ditt, er det neppe metoden, men heller resultatet som blir angrepet. Altså skjønnsutøvelsen.

Men skjønnsutøvelsen kan vel ikke angripes?

Vel, det er riktig at det sitter langt inne for KOFA og rettsapparatet, men det stopper ikke leverandører som ikke fikk kontrakten fra å prøve. De vil prøve seg på å mene at skjønnsutøvelsen er vilkårlig, urimelig, eller basert på feil fakta. Hvis du foretar en (skjønnsmessig) vurdering av klagen og konkluderer med at de har rett, så er det jo ingen skam å snu. Men har de rett, da?

Nei, nok hodepiner nå. Ganske ofte går dette helt fint. Vi må derfor tilbake til saken: tildelingskriteriene.

Det gir seg egentlig selv, men en av de vanligste utfordringene med å lage tildelingskriterier er å få de til å beskrive det du skal ha, og ikke den som skal levere det. Ser du forskjellen?

Et tildelingskriterie som knytter seg til den som skal levere varen, har den ubehagelige egenskap at det ikke viser deg hva du får. Eksempel: du ber leverandøren beskrive hvor mange prosjektledere de har til utleie, og rangerer den med flest prosjektledere høyest. Men er det egentlig noen garanti for at du får det du skal ha? Det er kanskje fristende å tro at et selskap med hundre prosjektledere vil ha en til deg når du trenger den, men det kan jo også hende at de har skrekkelig mange andre som trenger prosjektleder.

Nei, det gir deg egentlig ingen merverdi i det hele tatt. Det er dessuten ulovlig. Tildelingskriterier skal ha tilknytning til kontraktsgjenstanden, heter det. De skal dessuten være egnet til å identifisere det beste tilbudet.

Et tildelingskriterie som ber leverandørene beskrive hvordan de (så langt det er mulig) vil sikre at de alltid har en prosjektleder når du trenger det, er mye bedre. Så lenge leverandørene klarer å beskrive og du klarer å evaluere, så kommer du i mål.

Samtidig kan det bli litt skrivekonkurranse hvis du går for langt med dette, og skrivekonkurranser gir ikke nødvendigvis bedre kontraktsforhold. Det blir som forskjellen på en bid-manager som finner ordene som beskriver selskapets fordeler best, og en som leter fram ordene som virker veldig imponerende, men som egentlig ikke forplikter til noe som helst. Tenk adjektivbruken i boligannonser, og du skjønner ideen.

Hva synes du om denne, for eksempel?

En av våre særdeles godt likte prosjektledere vil sikre en elegant og effektiv gjennomføringsprosess med velplasserte milepæler som vil bidra til en god forankring for den endelige prosjektplanen.

Klarer du å se hvorfor denne her faktisk er mye bedre?

Gunnar starter på manda, og har prosjekt planen klar i August. Detta har ham gjort før flere ganger.

Den første skribenten kunne sikkert fått jobb hos en eiendomsmegler, men han sier i grunnen ingenting forpliktende. Ikke vet vi hvem som faktisk skal gjøre jobben, ikke når han vil begynne, og heller ikke når denne «elegante» prosessen vil være ferdig.

Den andre skribenten har, ordknapphet og skrivefeil til tross, faktisk klart å forplikte seg til at Gunnar – som har gjort sånt før – vil starte på mandag og være ferdig i august. Både «Gunnar», «mandag» og «august» er verifiserbare størrelser – størrelser som kan relateres til kontrakten.

Skjønner? Å likestille disse to beskrivelsene, ville altså være ganske urimelig.

Spørsmålet blir da hvor mye vekt du kan legge på forskjellene. Vekt finnes i to varianter: Den første varianten er anskaffelsesforskriften ganske tydelig på, og nåde ta deg hvis du tuller det til. Tildelingskriterier skal nemlig vektes. Slik vekt regnes i prosent, og kan ikke endres når den først er satt. La oss tenke oss at du ville legge vekt på prosjektlederens pris for oppdraget, og en beskrivelse av hvem som skulle gjøre det, og når det ville være ferdig. Kanskje prisen er viktigere for deg enn når det er ferdig? Ja, da vekter du pris høyest. Er begge forholdene like viktige? Ja, da vekter du dem likt. Denne skjønnsutøvelsen gjør du før du kunngjør, og den kan altså ikke endres. Hvis du kunne det, ville jo prinsippet om forutberegnelighet være brutt, ikke sant?

Men så var det den andre typen vekt – den som gjelder innad i hvert kriterie – altså hvem av de to besvarelsene som er best eller dårligst. Her vurderer du altså om noen skal få terningkast fem, poengscore 10, vurderingsnivå A eller maks antall gulrøtter for sitt svar.

Her er forskriften relativt stum utover de generelle kravene i loven, og kravet om at du ikke kan gi deg selv ubegrenset valgfrihet.

Så la oss se på noen eksempler.

Tenk deg at vekten mellom pris og løsningsforslag er lik, og at vi skal vurdere tilbudene fra eiendomsmegleren og fra Gunnar, slik altså.

Pris	50%
Løsningsforslag	50%

La oss først se for oss at prisene deres er like. Da blir det forskjellene mellom løsningsforslagene som bestemmer. Den med best score her vil vinne, uansett hvor stor eller liten forskjell du mener det er på besvarelsene. Om det er terningkast fem eller seks, vurderingsnivå A eller B, eller sytten eller atten gulrøtter, så blir utfallet akkurat det samme: den med en score på atten gulrøtter for sitt løsningsforslag, vinner over den med bare sytten:

	Eiendomsmegleren	Gunnar
Pris	lik	lik
Løsningsforslag	sytten gulerøtter	atten gulerøtter

Men sett at det er en liten prisforskjell, da? Sett at den med den beste løsningsbeskrivelsen også er rimeligst? Ja, da kunne du blåst en lang marsj i vurderingen av løsningsbeskrivelsen, men det ville ikke være forutberegnelig. Forskjellene er jo der – og du må vektlegge dem. Gunnar vil nok like å få best score for sin forpliktende besvarelse, siden han formodentlig vil måtte stå for det han har skrevet når kontrakten skal løpe. Eiendomsmegleren burde jo også få beskjed om at det ikke skader med noen forpliktende faktaopplysninger innimellom alle adjektivene. Da lærer han kanskje til neste gang.

Men sett at det er motsatt? Sett at eiendomsmeglerens uforpliktende adjektivlek gjorde det mulig for ham å gi en mye bedre pris?

Nå begynner moroa.

Tenk deg at det er halv pris for adjektivprosjektet, sammenlignet med Gunnars «prosjekt plan».

	Eiendomsmegleren	Gunnar
Pris (50%)	halv	høyest
Løsningsforslag (50%)	ikke bra	helt fin

Hva gjør du nå? Hvordan summerer du kolonnene på en måte som er spiselig for alle parter? Og la oss legge til en ting til: du er mer enn villig til å betale mer for Gunnar. Du har budsjett til det, og du har lyst til det.

La oss si at vi bruker en skala fra 0 til 10 poeng. Hvis du velger en lineær beregningsmodell for prisforskjellene, vil eiendomsmegleren få 10 poeng på pris, og Gunnar får null, fordi dobbel pris gir null poeng. Hvis du samtidig har vektet de to kriteriene likt, betyr det at du må gi minuspoeng til eiendomsmeglerens løsningsforslag for at Gunnar skal vinne. I praksis sliter du med å velge Gunnar, for å si det slik:

	Eiendomsmegleren	Gunnar
Pris (50%)	10	0
Løsningsforslag (50%)	0	10
Hvem vinner?	10	10

La oss dermed si at du benytter en eller annen hybridmodell i stedet, altså en modell der dobbel pris ikke gir null, men for eksempel tre poeng? Ja, nå må du fremdeles slakte eiendomsmeglerens adjektivhistorie for at Gunnar skal vinne. Nå sliter du kanskje litt mindre med å velge Gunnar, men du risikerer en heftig klageprosess fra den slaktede taper. Formodentlig med et adjektivdryss av den mindre hyggelige sorten:

	Eiendomsmegleren	Gunnar
Pris (50%)	10	3
Løsningsforslag (50%)	2	10
Hvem vinner?	12	13

Da er jo et alternativ at du benytter den forholdsmessige metoden i stedet. Da vil dobbel pris gi halv poengscore på pris, ergo får eiendomsmegleren 10 poeng og Gunnar 5 på pris. Nå holder det at du mener at Gunnars tilbud er mer enn dobbelt så bra for at Gunnar skal vinne. Da blir det også noe vanskeligere å lage en adjektivdryssende klage, for det er da virkelig forskjell på dobbelt så bra og totalslakt:

	Eiendomsmegleren	Gunnar
Pris (50%)	10	5
Løsningsforslag (50%)	4,9	10
Hvem vinner?	14,9	15

Men vi snakker jo i bunn og grunn bare om synsing. Synsing om tilbud og synsing om prosessrisiko. Så lenge du begrunner avgjørelsene dine godt, så vil nok både hybrid- og forholdsmetodene dine stå seg greit i både rettsapparat og KOFA. Som tidligere nevnt: det er uhyre sjelden ditt innkjøpsfaglige skjønn blir overprøvd av slike instanser – uansett hva den som taper konkurransen måtte mene.

Problemet ligger i at du ender opp med å måtte forsvare deg. Å forsvare seg tar tid. Tid du kunne brukt på noe annet. Og hvis du skuldertrekkende unnlater å forsvare deg godt, så kan det hende du taper bare fordi du ikke har ordlagt deg riktig i klagebehandlingen. Sagt på en annen måte: du må forsvare deg. Noe annet ville være uansvarlig.

Så finnes det noe alternativ til disse metodene? Absolutt. Men du kan risikere å miste noe på veien.

Den enkleste varianten er selvsagt å kutte ut alle andre tildelingskriterier enn pris, men da ender du jo opp med eiendomsmegleren. For at Gunnar skulle fått en slik kontrakt, måtte du angitt en rekke krav til ytelsen også, eksempelvis krav til prosjektleders minimumserfaring og utdannelse, krav til oppstartsdato og en forpliktende leveringsdato. Da må du jo også kjenne markedet ganske godt. Det hjelper lite å sette krav om levering i juni hvis ingen seriøse aktører ville klart det før i august. Det ville være direkte idiotisk å sette minimumserfaring på 10 år og krav om doktorgradsstipendiat hvis en knakende god fyr sitter rett borti gata (Gunnar) med all kunnskap som skal til – bare uten doktorgradsstipendiat.

En variant er å forsøke å måle det leverandørene skriver opp mot noe objektivt. Eksempelvis ved å oppgi på forhånd hvor mange poeng eller hvor mye trekk forskjellige (tenkte) forhold vil gi. Men en slik tilnærming krever mye forberedelser og kanskje også mye leverandørdialog. Ja, det kan kanskje bli så mye dialog av det at du vanner ut hele konkurransen. Og på toppen av dette risikerer du å sitte igjen med svarteper fordi du likevel ikke klarer å forutsi alt som kan skje.

En siste løsning kan være å falle for fristelsen og forsøke å omregne kvalitet til pris på en eller annen (forutberegnelig) måte. Dette kan være nyttig øvelse i noen situasjoner, slik at du for eksempel ser at du gir trekk «verdt» millioner for forhold det ville koste hundrelapper å fikse. Samtidig er det ikke alltid lett å beregne prisen av eksempelvis en uerfaren prosjektleder. Det kan fort koste fryktelig mye. Er du villig til å velge han som koster hundre kroner mindre i timen bare fordi modellen din forteller deg at kvalitetstrekket ditt blir heftig når du omregner det til pris? Sannsynligvis ikke.

Ja, det er vel egentlig derfor vi har tildelingskriterier – for å gi oss handlingsfrihet nok til å identifisere det beste tilbudet på en så objektiv, rettferdig og forutberegnelig måte som mulig. Det er kanskje også derfor forholdsmessig metode blir mye brukt, da den gir en rimelig fleksibilitet ved evalueringen, slik at du unngår avlysninger eller (enda verre) å måtte inngå kontrakt med en totalt uegnet leverandør, bare fordi du ikke klarte å forutse at noen kunne finne på å levere en så uventet kombinasjon av pris og løsning.

Hvis du ser på klagebunken, synes du kanskje det er synd at det ikke finnes tydeligere retningslinjer for hvordan tildelingskriterier skal brukes i praksis.

Men du må også stille deg selv et annet spørsmål: hvem er det som skal ha det du ber om? Er det eiendomsmegleren som skal anskaffe Gunnar, eller er det kommunen? Hvis du ser slik på det, vil du se at det er grenser for hvor objektiv en konkurranse kan bli.

Og hvordan er den noe annet en objektiv? jo ved bruk av tildelingskriterier, ved vurderingen av hvordan de skal utformes, vektes og vurderes. Det må nesten være sånn hvis det skal være mulig for en offentlig oppdragsgiver å ha handlingsrom nok til å gjøre jobben sin «på en samfunnstjenlig måte» og sikre «effektiv bruk av samfunnets ressurser» – som det står så fint i anskaffelseslovens §1.

Men det står også noe om tillit i §1. På samme måte som vi tidligere har oppfordret leverandører til ikke å misbruke retten til innsyn, bør heller ikke oppdragsgivere misbruke handlingsrommet som tildelingskriterier og det innkjøpsfaglige skjønnet gir.