Som vi så i forrige uke, er innsyn krevende. Så hvordan sladder vi, egentlig?
I vår spørreundersøkelse om innsyn, prøver vi å kartlegge utfordringene som en stadig økende mengde innsynskrav fører med seg. I dag skal vi se på hvordan oppdragsgivere faktisk håndterer innsynskrav.
Tenk deg at du nettopp har tildelt kontrakt i en anskaffelse, og ser frem til ryddig skrivebord og tom innboks før elgjakta.
Så, litt utidig, dumper det inn et krav om innsyn alle tilbud. En liten kartlegging viser at dokumentmassen består av 671 sider fordelt på åtte tilbud. Anslagsvis tilsvarer det rundt 10-15.000 enkeltopplysninger som du må ta stilling til om er taushetsbelagte eller ikke.
Selv om du skulle klare å ta stilling til en opplysning i minuttet, vil det ta deg over 30 arbeidsdager å komme gjennom alt sammen.
Da blir det i beste fall juleferie, og ihvertfall ingen elgjakt.
Men vent litt: mye av det som står i tilbudene er vel bare ESPD-skjemaer og oppramsing av standardtekst, eller hva? Lykkelig ser du at halvparten av de 671 sidene ikke trenger å gjennomgås i det hele tatt. Da står du igjen med bare 15 arbeidsdager…
Mens du lyser leverandøren som har bedt om innsyn i bann, tenker du ut forskjellige strategier for å forenkle dette ytterligere. Hva om flere personer delte på oppgaven?
Men hvem skulle det være? Alle de andre har jo allerede dratt på ferie (og venter på deg).
– Hadde jeg bare hatt noen å spørre om hver enkelt setning, tenker du. Noen som virkelig vet hva som virkelig svir hvis det blir offentlig og hva som allerede er alment kjent.
Det er da det slår deg: jeg lar leverandørene gjøre jobben for meg. Det er jo de som ber om dette, tross alt.
Brått har femten av dine arbeidsdager blitt til en oppgave du kan spre ut på åtte andre. Åtte leverandører som formodentlig vet veldig godt hva som er, og ikke er hemmelig.
Ferien virker plutselig innen rekkevidde likevel.
Men så, tre virkedager og utallige purre-eposter senere innser du at det ikke var fullt så enkelt. Flere av leverandørene har kommet tilbake med bare biter av tilbudene sine. De har glemt (eller «glemt»?) alle vedlegg og attester, og har laget helsvarte versjoner av det lille som er igjen. Andre leverandører har glemt (eller «glemt») hele forespørselen, noen tar seg bryet med å svare at de beklageligvis ikke rekker å gjøre denne omfattende jobben akkurat nå, på grunn av ferieavvikling. Det er jo snart høstferie, må vite.
Ja, det er du veldig klar over.
– Se å få sladdet tilbudet ditt, sier du til leverandøren. – jeg? kommer det som svar. – er det ikke du som har ansvar for dette, da?
Mildt irritert innser du at leverandøren har rett. Det er jo faktisk din taushetsplikt dette handler om – ikke hans. Du gyver løs på oppgaven og sladder selv tilbudene til de som ikke har respondert. Et par dager senere er alle åtte tilbudene klare og kan sendes over til leverandøren som har bedt om innsyn. Riktignok har 671 sider blitt til litt over hundre, men det skyldes jo at de som har sladdet selv ikke har fått med seg alt. Det får duge.
Du rakk det før ferien likevel, og leverandøren som har bedt om innsyn kan nå bruke ferien sin på å gjennomgå konkurrentenes sladdede tilbud.
Trodde du, ja. Før du har rukket å trykke Ctrl-Alt-Delete på PCen, dumper det en klage inn i innboksen din. Dette er ikke alt, sier klager. Du har sladdet for mye, fortsetter klager. Det er du, ikke leverandørene som skal sladde, avslutter klager. Vi klager forresten også på at du ikke overholdt Sivilombudsmannens forventning om rask saksbehandling, legger klager til – lett indignert.
Så ble det ingen elgjakt likevel. Elgen er lykkelig uvitende om at han er reddet av Offentleglova.
Kjenner du deg igjen? Sannsynligvis gjør du det, for i vår spørreundersøkelse ber hele 85% av offentlige oppdragsgivere leverandørene om å sladde tilbud. Bare 15% gjør sladdejobben selv.
Blant de 85% som overlater jobben til leverandørene, er det 17% som faktisk også overlater klagene til leverandørene – altså ved å be om ny sladdet versjon hvis de får klager på den første. 67% griper sladde-pennen selv først når klagene kommer.
Du kan jo selv tenke deg den lett absurde situasjonen med 15.000 opplysninger fordelt på 671 sider, og en allerede overfylt kalender med nye anskaffelser som venter på å bli gjennomført. Det sier seg selv at det er uforholdsmessig å be deg sette alt annet til side i mange dager for å jobbe med denne ene henvendelsen som det kanskje tok leverandøren noen sekunder å skrive. Ja, Sivilombudsmannen har til og med uttalt at det må være en forventning at det skal skje uten ugrunnet opphold og senest innen 1-3 arbeidsdager. Mon tro om Sivilombudsmannen har fått en slik oppgave i fanget selv.
Så hvordan går det med tidsbruken? Klarer oppdragsgivere å innfri Sivilombudsmannens (og leverandørenes) forventninger?
Vel, det er kanskje oppløftende å høre at 56% svarer at de klarer dette på 1-3 arbeidsdager. Det er kanskje mer forstemmende å lese at ingen svarer at de klarer det samme dag som innsynskravet kommer inn, og hele 44% bruker mer tid enn Sivilombudsmannen forventer.
Det er kanskje ikke så rart at det går lang tid, siden man stort sett overlater jobben til leverandørene. Da går formodentlig mye av tiden med til å få leverandørene til å:
a) skjønne at oppgaven ikke kan ignoreres, men må gjøres
b) forstå hva oppgaven faktisk går ut på
c) motivere seg til å bruke tid på dette nå som de likevel har tapt konkurransen
Kommer man gjennom a-c, vil nok mange leverandører også vurdere om noen andre i organisasjonen kan gjøre det i stedet for deg, for du skal jo på elgjakt…
… dermed starter en ny runde, denne gangen internt hos leverandøren med a, b og c. En runde som nok i mange tilfeller også fører til at de selv ber om innsyn i alt, de også.
Og dette skulle være enkelt?
Kanskje du burde innrette din praksis til å håndtere dette på en bedre måte? I så fall kan vi anbefale deg å begynne med våre 5 tips for en bedre innsynshverdag. Kanskje det kan hjelpe bittelitt, ihvertfall?
Neste uke skal vi se på hva leverandørene synes om dette.
