Innkjøpskontoret fyller 10 år i år. I løpet av disse 10 årene har vi gjennomført rundt 2.000 digitale anskaffelsesprosjekter for offentlige kunder over hele landet.
Det begynner å bli noen år siden det ble obligatorisk å bruke såkalt KGV til å gjennomføre anskaffelser i Norge. Tilbud i ringperm og på minnepenner er heldigvis blitt en del av fortiden. Innkjøpskontoret AS har i løpet av sin tiårige historie aldri gjennomført noe papiranbud, og takk og pris for det.
Men en ting er å benytte KGV. En annen ting er å benytte KGV fullt ut. Det er verre.
Full-digital
Så hva mener vi med fullt ut? Jo, at konkurransegjennomføringsverktøyet blir noe mer enn et sted å laste opp vedlegg.
Når du sjekker skattekortet ditt, laster du jo ikke opp et vedlegg som du har fylt ut på forhånd. Du jobber jo selvsagt direkte i skatteetatens database. Mens du skriver, sjekker systemet om du har fylt ut de nødvendige postene med den type verdier systemet aksepterer. Dersom du skriver «Vet ikke» i feltet for årslønn, får du ikke levert nytt skattekort.
«Validering», kalles det. Men du skriver, sjekker systemet om det du har skrevet inn virker fornuftig.
Slikt har også vært mulig i over ett tiår i de fleste konkurransegjennomføringsverktøyene. Men de færreste benytter seg av det.
Mon tro hva det skyldes?
En unnskyldning kommer sjelden alene
En grunn kan være at mange samarbeider internt om konkurransegrunnlaget før det kunngjøres. Da er det lett å ty til Word eller Google Docs.
En annen grunn kan være at brukergrensesnittet inne i en del av KGV’ene er så krøkkete at det er umulig å skjønne, eller for tregt å bruke.
Nok en grunn kan være angst for feil. Siden mange konkurransegrunnlag blir radbrukket av advokater, føles det tryggere å lage de i et kjent og kjært verktøy som er lett å sende til nærmeste interne eller eksterne jurist for gjennomgang før kunngjøring.
KGV har dessuten ingen støtte for fagspesifikke systemer, sånn som for eksempel GAB-filer i bygg- og anleggsbransjen. Det finnes heller ingen støtte for kontraktsstandarder, eksempelvis NS-kontrakter eller SSA.
Kort sagt: landet har en vei å gå før KGV virkelig kan bli hel-digitalt.
Ned fra gjerdet, folkens!
Men det hjelper lite å sitte på gjerdet.
Mesteparten av Innkjøpskontorets konkurransegrunnlag er nesten helt digitale, og av og til klarer vi å kunngjøre hele konkurransegrunnlaget uten et eneste vedlegg. Det er en seier, og noe å strekke seg etter.
For å få til dette, har vi laget maler for de fleste konkurransetyper og kontrakter. Vi har for eksempel egne digitale utgaver av SSA, slik at leverandørene skriver tilbudet sitt rett inn i kontrakten. Når tildeling er gjort, er SSA-L klar til signering, uten å måtte lages på nytt, og uten at man må innom Word.
Videre sikrer de digitale konkurransegrunnlagene våre at tilbudet ikke kan sendes inn før leverandøren har lest og besvart alle spørsmålene. Det sparer oss for mange meningsløse avvisningssituasjoner.
Målet er at leverandørene skal forstå hva de skal svare på, og få varsler hvis det er noe de har glemt. I den andre enden får oppdragsgiver tilbud som er mer sammenlignbare. Det er jo en fordel for både leverandør og oppdragsgiver.
Ja til en vedleggs-fri anskaffelsesframtid!
For å komme dit at alle konkurransegrunnlag blir vedleggs-løse, må to ting skje: For det første må innkjøpere må hoppe ned fra gjerdet og ta i bruk den funksjonaliteten som allerede finnes. For det andre må KGV-leverandørene lage bedre løsninger.
Skatteetaten har vært på denne reisen i noen tiår. En gang i tiden var det noe som het selvangivelse. Husker du den? Den ble fylt ut på papir og levert utenfor nærmeste skattekontor rett før midnatt på siste mulige innleveringsdag. Etterhvert fikk vi elektroniske selvangivelser. Ja, i dag er de såpass automatiske at mange knapt trenger å se på dem en gang.
Hvor har offentlige innkjøpere vært i disse tiårene? Vel, de har kranglet med advokater om plastposer med eller uten teip, twist, semantikk, innsyn, kaffebønner og ikke-sammenlignbare referanseprosjekter.
Er det ikke litt kjipt at de støvete økonomene i Skatteetaten får det til, mens offentlige innkjøpere nærmest står på stedet hvil?
Flaut, hva? Kanskje det er på tide å ta skjeen i egen hånd og ta konkurransegrunnlagene til neste steg?
Den som anskaffer (digitalt) får se.
