DFØ har laget felles kjøreregler for anskaffelser. Vi har sett nærmere på dem.
Selv om vi har anskaffelsesloven og -forskriften til å sikre like vilkår for alle, så er det fremdeles en million forskjellige måter å gjennomføre anskaffelser på – og like mange måter å gi tilbud på. Hva med noen gode felles kjøreregler som både oppdragsgivere og tilbydere kan følge?
Vi må tilbake til april 2019 for å finne starten på dette. Den gangen kom som du kanskje husker stortingsmeldingen «Smartere innkjøp». Det var mye fokus på kompetanse i denne stortingsmeldingen, men ett av tiltakene ble formulert slik: «I samarbeid med næringslivet og oppdragsgivere utarbeide felles kjøreregler for offentlige anskaffelser».
Nå har disse felles kjørereglene altså kommet. Det er en rekke offentlige oppdragsgivere, samt blant annet NHO som står bak kjørereglene, og de skal være balanserte – her skal man altså ta hensyn til både kjøper og selger.
Så hva synes vi? Jo, dette var ikke så verst. La oss se nærmere på de konkrete «reglene»:
KJØREREGEL 1: Vi sikrer rett kompetanse
Den første regelen omhandler – ikke uventet – kompetanse.
Oppdragsgivere rådes til å finne personene som forstår behovet, og sette de sammen i team. Det kan høres selvsagt ut, men det er i grunnen ganske sentralt å identifisere den eller de som kjenner behovet best og involvere de i prosessen. På anskaffelser.no ligger en god beskrivelse av dette, som du kan bruke uansett om faggruppen din består av 2 eller 30 personer.
Den samme problemstillingen kan også oppstå hos leverandøren som skal gi tilbud. Hvis ikke de som kjenner produktspekteret godt er med i tilbudsprosessen, kan tilbudet bomme på målet.
KJØREREGEL 2: Vi bruker dialog aktivt
Dialog er så mye mer enn forhandlinger, og det meste er ikke forbudt, selv om angsten for å trå feil sikkert stikker dypt hos mange.
Oppdragsgivere oppfordres derfor til å ha mer dialog med leverandørene, spesielt før man ber om tilbud. På den måten unngår man å konkurranseutsette fjorårets modell, eller kreve umulige sertifiseringer.
Leverandører oppfordres også til å bidra aktivt i dialogen, snarere enn å ruge på egne fortrinn frem til utlysningen kommer.
KJØREREGEL 3: Vi begrenser oss
Både oppdragsgivere og leverandører blir oppfordret til å begrense seg, både når det gjelder for vidtrekkende krav, og unødvendig markedsføring.
Kort sagt: respekter lovens krav om forholdsmessighet!
Det er fristende for en usikker innkjøper å helgardere og spørre om alt – men er det smart? Nei, det er selvsagt ikke smart. Spesielt innenfor kvalifikasjonskrav har mange oppdragsgivere gått alt for langt, og nok mistet mange leverandører på veien. Les vår sak slutt å kreve begynn å mene så forstår du. Det er også fort gjort å stille flere krav til antall ressurser, omsetningsvolum eller kompetanse enn det som strengt tatt er nødvendig. Da blir leverandørene sure og innkjøperne får kanskje ikke de beste tilbudene.
Det er også en oppfordring i denne kjøreregelen til å la markedsføringen ligge og svare på det det blir spurt om. Det går nok med tusenvis av tilbudssider til ren markedsføring hvert år. Sider som må leses, evalueres, vurderes, og som selvsagt også blir en bit av dokumenthaugen når det bes om innsyn.
Ja, så var det innsyn da. Denne kjøreregelen omhandler også innsyn, og for første gang (så langt vi vet) står det svart på hvitt i et offentlig dokument at innsyn er tid- og ressurskrevende for oppdragsgiver. Det var årtiets understatement. Leverandører oppfordres til å bare be om innsyn i det de trenger. Forhåpentligvis vil en slik kjøreregel føre til færre innsyn i alle tilbud.
KJØREREGEL 4: Vi forebygger konflikter
Når det først går galt i anskaffelser, har det lett for å gå veldig galt. Tidsbruken for å rydde opp i èn konfliktfylt anskaffelse, kan fort overstige tiden det tar å gjennomføre fem andre anskaffelser i stedet. Hva kan man gjøre for å unngå konflikter?
Kjørereglene peker på tre viktige forhold: bedre begrunnelser, bruk av standardkontrakter, og å stille spørsmål så tidlig som mulig.
Begrunnelser har vi skrevet mye om, og de kan alltid bli bedre. Les eksempelvis historien om hvorfor, og begrunnelser. En leverandør som ikke skjønner hvorfor han har tapt, vil lettere gripe til nærmeste advokat. Det samme vil leverandøren som føler at begrunnelsen er provoserende eller direkte feil.
Standardkontrakter finnes det mange av, og de brukes nok ikke så ofte som de burde. Videre er det mange kreative sjeler som flikker på standarden i større eller mindre grad. Det kan fort sette en balansert kontrakt ut av balanse – og føre til flere konflikter både før og etter at den er inngått.
Spørsmål bør stilles med en gang. Hvis du som leverandør tror at tildelingskriterie er ulovlig, så si det før tilbudsfristen går ut. Ikke vent til du ser om du vinner kontrakten før du sier fra. Mange konflikter kan unngås på denne måten.
Les også våre fem tips for å redusere konflikter – den peker på mange av de samme forholdene.
KJØREREGEL 5: Vi skaper sunn konkurranse på kort og lang sikt
Den siste kjøreregelen peker på to klassiske fallgruver: oppdragsgivere som kjører for store konkurranser, og leverandører som leverer for små priser.
La oss ta de store konkurransene først. Like stort som behovet for kompetanse er behovet for lokale leverandører. Når nå engang regelverket er som det er, krever det sin innkjøper å gjøre det riktig. Dermed ender mange oppdragsgivere opp med å samarbeide om kontrakter – selv om kontrakten i seg selv kanskje hadde vært best løst lokalt. Vi hjelper mange små oppdragsgivere med å kjøre små konkurranser for små forhold. Da øker også sannsynligheten for at de lokale leverandørene ender opp med kontrakten – ikke fordi de hjelpes til seier, men rett og slett fordi konkurransen treffer det lokale behovet bedre.
Så var det de små prisene. Husker du Twist-historien som endte opp i Nytt på Nytt? Sjelden har vel (for) små priser blitt bedre belyst enn her. Når konsulenten koster en krone timen eller kopipapiret en krone pallen, vet du at det er duket for et anspent kontraktsforhold. Det er kanskje fristende å utnytte «smutthull» i konkurransegrunnlaget, men realiteten er ofte buklanding – for en eller begge kontraktsparter. Hvorfor ikke bare slutte med det først som sist? I DFØs kjøreregler står det ihvertfall at vi burde slutte med det.
Så gjenstår det å se om det blir færre «twister» i konkurransene som kunngjøres fremover. En ting er ihvertfall sikkert: kjørereglene er fornuftige, selv om de ikke er påbudt. Nå gjenstår det å se om de blir fulgt.
Den som anskaffer får se.
